ERP Sistemlerinin Genel Değerlendirmesi: Türkiye Uygulaması

ERP sistemleri hem işletmelere ciddi faydalar sağlamakta hem de bir çok olumsuz etkide de bulunmaktadır. Bu konuda yaşanan başarısızlıklar düşünüldüğünde işletmelerin özellikle dikkat etmesi gereken üç ana unsur aşağıda gösterilmektedir (Akça, 2008):

·         Yazılım: Düşünülenin tersine başarıda en az katkı yazılım unsurundadır. Yazılım arayışına giren her firma, zaten pazarda en iyi yazılımlara çok çabuk ulaşmaktadır. Büyük ölçekli bir firmanın küçük bir firmaya göre maliyet kısıtı olmadığı düşünüldüğünde karşısına çıkan bu yazılımlar içerisinden kendisi için en uygun olanı seçmesi zor olmayacak ve bu yazılımlar arasından yanlış tercih yapıyor olsa bile bundan olumsuz etkilenmeyecektir.

·         Yerel destek: Yazılımın yerli mevzuata uygunluğu ve yerel danışmanlık desteği anlamına gelmektdir. Seçilecek yazılım dünya pazarında her ne kadar iyi konumda olursa olsun, yerel mevzuata uygun değil ise harcanacak tüm emek boşa gidecektir. İncelenen yazılımların bu konuda bağımsız danışmanlık şirketlerinden aldıkları yerel mevzuata uygunluk sertifikalarının talep edilmesi bu riski azaltacaktır.

·         Implementasyon (Uygulamaya alma): İşletmenin ERP uygulamasını kendi sistemine adapte etmesi, personeli eğitmesi ve işletme içinden gelen tüm direnci yenmesi anlamına gelmektedir. Yazılımların kapsamlı ve esnek hale gelmesi implementasyonlarını da kompleks hale getirmektedir. Böylece geçmiş yılların tersine artık ERP sistemleri danışman şirket desteği olmaksızın hayata geçirilemez uygulamalar haline gelmişlerdir. Ancak implementasyon sonrası firma içerisinde gerekli bilgi birikimi oluşunca dış kaynak ihtiyacı en aza indirilebilir. İncelenen yazılımı sunan firmanın yurt içinde kaç danışman veya çözüm ortağı, dolayısı ile kaç başarılı implementasyona sahip olduğu verilecek kararda belirleyici olmalıdır.

 

Görüldüğü gibi ERP sistemleri işletmelerin hayatını kolaylaştıracak gibi görünse de öncelikle ciddi ve safhalara ayrılmış bir yoldan geçmeleri gerekmektedir. Ayrıca yukarıda belirtilen işlemler uygun şekilde gerçekleştirilse bile bu aşamalardan sonra işletme faaliyetlerini geliştirdiğinde veya büyüttüğünde ERP sisteminin de bunu desteklediğinden emin olmalıdır. İşte bu noktada 1990’lı yıllarda ERP fırtınasına yakalanmış bir çok KOBİ daha sonraları bu sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. Bugün birçok KOBİ ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır (Microsoft, 2008).

 

Ülkemizde ERP sistemlerinin ne ölçüde yararlı olduğundan bahsetmeden önce bu konuda yapılmış olan araştırmalardan bahsetmek yerinde olacaktır. Ülkemizde yapılan ve bir çok işletmede uygulanan anket çalışmasına göre aşağıdaki bilgiler edinilmiştir (Yegül, Toklu, 2004):

·         ERP sistemi kuran işletmelerin başlıca beklentileri; iş süreçlerinde iyileşme, iş süreçleri arası koordinasyonun sağlanması, operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişme, teknoloji altyapısını tek sistem altında toplama ve iş sistemlerinin basitleştirilmesi olarak görülmektedir.

·         İşletmeler ERP kurmaya karar verdikten ortalama 23 ay, kuruluma başladıktan sonra da ortalama 16 ay içerisinde kurulumu tamamlamaktadırlar. Buradan çıkan bir diğer sonuç da firmaların ERP kurmaya karar verdikten ortalama 7 ay sonra kuruluma başlamalarıdır.

·         İşletmeler en çok "Satın Alma" modülünü önemsedikleri (%92,3) ve bu modülün kurulmaya başlanmadığı kurum olmadığı görülmektedir. Bu modülü "Finans/Muhasebe" ve "Satış" modülleri takip etmektedir.

·         İşletmeler ERP sistemi için; modüllerin %93 oranında hazır bir ERP paketinin parçası olduğunu, %3 oranında bir yazılım firmasına özel olarak yaptırıldığını ve %4 oranında da firmanın kendisi tarafından üretildiğini ifade etmektedirler.

·         ERP maliyetlerine bakıldığında da aşağıdaki tablo ile karşılaşılmaktadır. Buna göre ülkemizde en büyük maliyet yazılım ile donanımda oluşurken ABD’de en yüksek harcamalar danışmanlık hizmetlerine verilmektedir.

 

Tablo 1. ERP Maliyetleri’nin Dağılımı

Maliyet Kalemi	Türkiye	ABD
Yazılım	42,3%	15,0%
Donanım	24,0%	25,0%
Danışmanlık	14,3%	30,0%
Uygulama	11,3%	15,0%
Eğitim	6,4%	15,0%
Diğer	1,7%	0,0%
Toplam	100,0%	100,0%

 

·         Diğer bulgulara bakıldığında, ERP'nin işletmelerin %54’inde stok seviyesini azalttığı, yine %54’de de işletme maliyetlerini aşağıya çektiği anlaşılmıştır. Ayrıca işletmelerin %84’ü ERP nin doğru karar vermelerinde etkili olduğunu belirtmişlerdir.

·         Son olarak da işletmeler ERP’nin olumsuzlukları olarak sırası ile şu hususları belirtmişlerdir; Kullanımı karmaşık, kurulumu çok pahalı, sorun oluştuğunda gidermek zor, sistemi işletmek pahalıdır, kullanıcılarda hata yapma korkusu ve iş üzerine manuel kontrolün azalması bu hususlardan ileri gelenlerdir.

 

Görüldüğü gibi ülkemizde ERP konusunda yapılan bu araştırma genelde olumlu sonuçlar ortaya koymaktadır. Fakat özellikle maliyetlerin yüksek oluşu bir çok işletme tarafından dile getirilmiş olup halen çözülmesi gereken bir problem olarak karşımızda durmaktadır. Her ne kadar ERP sistemleri ilk ortaya çıktığındaki gibi sadece büyük işletmeler tarafından  tercih ediliyor olmasa da KOBİ ler için bu yazılımları satın almak ve işletmek oldukça maliyetli halde bulunmaktadır. Ayrıca bazı işletmeler için bu boyuttaki sistemler gereksiz ölçüde detaylı da bulunmaktadır.

 

ERP sisteminin artıları ve eksilerini tekrar düşündüğümüzde aşağıdaki çıkarımlara gidebiliriz. Öncelikle dikkat edilmesi gereken unsurların yeterince ciddi uygulanmaması boyutu ne olursa olsun tüm işletmelere zarar getirecektir. Yazılımları bulmak kolay olsa da bunu en az maliyette satın almak ve bunu kişiselleştirmek (işletmenin ihtiyaçlarına göre uyarlamak) kolay olmamaktadır. Bunlar yapılsa bile işletmenin faaliyet gösterdiği ülkede (hatta ülkeler arası faaliyet gösteriyorsa tüm ülkeleri düşünerek) var olan kurallar, yasalar, yönetmelikler ile sosyal ve kültürel çevre düşünülerek ERP sistemi belirtilen ülkeye de uyarlanmalıdır. Bu da oldukça yorucu ve riskli bir süreçtir. Bu konuda yardımcı olacak danışmanlık firmaları doğru seçilmeli ve işletmenin uygulamaya koyduğu ERP sisteminin tüm modülleri düşünülerek bu adaptasyon sağlamalıdır. Buna örnek vermek gerekirse, ERP sisteminin içinde bulunan muhasebe veya finansal kontrol modülü ülkenin muhasebe standartlarına uygun hareket etmelidir. Uygun şekilde finansal tabloları hazırlayabilmelidir. Bir başka örnek de pazarlama ve satış modülünden verilebilir. İşletme ürettiği ürünler için ambalajlama yaparken bunları mevcut ortamda geçerli bulunan tüketici kanununa uygun şekilde hazırlamalıdır. Tabii bu hususların hepsi ülkelerin kendilerine özgü düzenlemeleri olduğu için bir ülkeden başka bir ülkeye değişim gösterecektir. Bu da danışmanlık firmalarına (danışmanlık hizmeti yazılımın satın alındığı işletmeden de alınabilmektedir) olan ihtiyacı arttıracaktır.

 

Yukarıdaki aşamalar düzgün şekilde tamamlandıktan sonra en önemli aşama olan implementasyon safhasına geçilmektedir. Fakat bu aşamada işletmeden kaynaklanan bir çok problem ile uğraşmak gerekmektedir. Bunlardan en önemlilerinden bir tanesi, işletmede uzun zamandır çalışanların, mevcut işleyişlerini değiştirmek istememesidir. Bu problemin aşılması işletmede çalışanların yeniliğe ne kadar açık oluşları ile alakalıdır. Eğer işletmede çalışanlar genellikle az eğitimli ve uzun süredir organizasyonda çalışıyorlarsa bu değişimi kabullenmeleri yıllara dayanan bilgi birikimlerinin bir günde işe yaramaz hale geleceğinden korkmalarından dolayı oldukça güç olmaktadır. Bu sebeple üst yönetim tarafından özellikle bu insanların endişelerinin yersiz olduğu belirtilmeli ve ERP ile kendilerine ihtiyaç kalmayacağı değil hatta kendilerine olan ihtiyacın artacağı şeklinde bir yol izlenmeldir. Bu aslında doğru bir yaklaşımdır çünkü ERP öncesi işleyişi bilen ve ERP ile oluşan ortamı bir önceki ortam ile kıyaslayabilecek en iyi işgücü yine uzun zamandır organizasyonda faaliyet gösteren işgörenlerdir.

 

Implementasyon ile ilgili bir diğer önemli husus da yönetici seçimidir. İşletmeler ERP sistemine geçerlerken veya geçtikten sonra istihdam ettikleri yöneticileri de dikkatle seçmelidirler. Bu yöneticiler evvelce ERP hakkında bilgi almış olmaları gerekmektedir. Her ERP sistemi birbiri ile aynı olmasa da temelde mantığını bilen yöneticiler kuruma daha faydalı olacaklardır. Fakat özellikle maliyet kısıtı daha az olan büyük çaplı işletmeler için bu özelliklere uyan yönetici bulmak küçük işletmelere göre daha kolay olacaktır. Bu durumda KOBİ ler için bu husus ilk başta dikkat edilecek bir husus olmaktan çıkmakta ve KOBİ ler için ERP sistemi daha riskli hale gelmektedir.

 

Bazı işletmeler mevcut ortamda verimli olarak kullandığı bazı modülleri, özel iş akışlarını, uzun zamandır kullanılan ve verimliliği kanıtlanmış prosedürlerini ERP sistemine adapte etmek isteyeceklerdir. Fakat parametize edilmiş veri alanları dışında sistemin içine kodlanmış yazılımı değiştirme olanağı sınırlıdır. Her ne kadar mevcut ülkenin düzenlemelerine uygun hareket edilmesi için ERP sisteminde değişiklikler gerekiyor olsa da bunların tamamlanması bile bazı durumlarda ciddi vakit alabilmektedir. O sebeple işletme ERP sistemine geçmeye karar vermiş ise bunu mümkün olan en kısa zamanda yapmaya çalışacak ve bu süre zarfında faaliyet gösterilen ülkeye ait mevcut düzenlemelere ERP sistemini uyarlamak ile yetinebilecektir. Ayrıca ek olarak talep edilen her düzenleme (ekleme, düzeltme vb.) işletmeye ayrıca bir maliyet doğuracaktır.

 

ERP sistemi tarafından önerilen sistem her zaman işletmenin rekabet avantajına olumlu katkı yapmayabilir. Özellikle çalışanların ERP sistemine alışmaları için geçen zaman zarfında pazar dinamiklerinin değişmesi ve işletmenin bünyesini buna adapte edememesi riski her zaman canlı durmaktadır. Bir ERP sisteminin yukarıda belirtildiği gibi ortalama 2 yıla yakın bir sürede karar verildikten sonra kullanılmaya başlaması gerçekten uzun bir süre işletmenin odağını bu sistemin implementasyonuna çevirmesi anlamına gelmektedir. Bu da işletmenin enerjisinin önemli bir süre temel faaliyetlerinden belli ölçüde uzaklaşması anlamına gelebilecektir.

 

ERP sistemler kompleks sistemler oldukları için kullanımı da oldukça ciddi bir eğitim sonucu mümkün olabilecektir. Bu eğitimler de işletmenin her çalışanına kullandıkları veya ilgili oldukları modüllerin tanıtılmasını, workshoplar düzenlenmesini ve her departmandan seçilen yetenekli bireylerin özel tasarlanmış ofislerde sistemi test etmesini içeren uzun ve yorucu bir süreçtir. Evvelce de belirtildiği gibi bu bireyler asıl görevleri olan satış, pazarlama, üretim vb. faaliyetlerden uzaklaşacak ve bu süre zarfında işletmenin karlılığına olumlu bir katkı yapamayacaklardır. Bu husus da ERP sistemi maliyetine evvelki tabloda belirtilen kalemlere ek olarak fırsat maliyetinin de eklenmesi gerektiğini ortaya koymaktadır. Böylece ERP sistemi gerçek maliyeti finansal tablolarda gösterilenin her zaman daha üstünde olacaktır.

 

 

Yukarıda belirtilen tüm ERP implementasyonu sorunsuz tamamlansa bile, işletme ERP’yi verimli kullanamayabilir. Bunun sebebi tüm departmanların ortak bilgi akışının brer parçaları olması sonucu tek bir hatanın tüm sistemi etkileyebileceği gerçeğidir. Örneğin satın alma departmanının düzenleyeceği yanlış bir fatura finansal kontrol departmanınca finansal raporlara geçirilip hem işletme ortaklarını hem de yatırımcılar ile kredi sağlayanları yanlış bilgilendirebilmektedir. Bu sebeple işletme içi denetim mekanizması oldukça önemli hale gelmektedir. Bu da büyük işletmelerde mümkün iken KOBİ ler de gereğince önem görmemektedir.

ERP Sistemlerinin Olumlu ve Olumsuz Özellikleri

ERP’nin bir işletmeye ne sunduğunu göstermek amacıyla içindeki modüller hakkında bilgi verilmeye çalışılacaktır. Her ne kadar ERP modülleri; satış, satınalma, muhasebe, üretim, mühendislik yönetimi, proje yönetimi, depo yönetimi, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi, kalite yönetimi, döküman yönetimi sistemi, bakım yönetimi, business modelleri (Netsis, 2008) gibi bir çok alt modül halinde sınıflandırılsa da bu aşamada sadece en yaygın olarak kullanılan stok yönetimi ve üretim, satınalma, satış-dağıtım ve malzeme gereksinim planlama modülleri hakkında aşağıda bilgi verilmektedir (Özkan, 2008):

·         Stok yönetimi ve üretim modülü: İşletme için satın alınan malzemelerin depolara girmesinden, müşteriye mamul olarak satılmasına kadar olan, stok ile ilgili süreçleri kapsamaktadır. Şirketin farklı amaçlarda (ana depo, hurda depo, emanet depo, red depo vb.) depoları ve depolar arası hiyerarşileri olabilir. Her depo da lokasyon, ranza/göz vb. nitelikler bazında birbirinden farklı özelliklere sahip olabilir. Tüm bu tanımlamalar, istenilen esneklikte ERP ile birlikte sağlanan sistem tarafından yapılabilmektedir.

·         Satınalma modülü: İşletmeye departmanlardan ya da malzeme ihtiyaç planlamasından otomasyona dahil olarak gelen taleplerin saptanıp, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması sürecini kapsamaktadır. Belirtilen bu işlemler otomatik olarak gerçekleşmekte olup, belirtilen parametreler ile stok miktarı belli bir miktarın altına düştüğünde tedarikçiler anında uyarılabilmektedirler. JIT sisteminin ileri bir aşaması olarak nitelendirilecek bu sistem sayesinde üretim kesintisiz olarak devam etmektedir.

·         Satış-dağıtım modülü: Müşterinin işletmeye olan mamul siparişlerinin alınıp, üretimden sonra teslimine kadar olan süreci kapsamaktadır. Satış-dağıtım; bilgi sisteminin yapısı, şirketlerin iş alanları, bulundukları coğrafi yayılım, ürün çeşitleri vb. kriterlere göre değişiklik gösterebilirler. Örneğin bir şirket diğerlerinden farklı olarak perakende satışa yönelik bir dağıtım kanalı oluşturmuşken, diğeri sadece toptan satış yapabilir. ERP ile sağlanan sistemler kullanıcıya, bu tanımlama esnekliğini göstermektedir.

·         Malzeme gereksinim planlaması modülü: Diğer tüm modüllerden gelen kompleks fakat birbirleri ile ilişkili bilgiden faydalanarak genel anlamda malzeme, miktar ve tarih bazlı gereksinim sonuçlarına ulaşır. Böylece işletmenin genel malzeme gereksinimi ortaya çıkartılabilmektedir.

 

Görüldüğü gibi önceki bölümde belirtilen ve ERP’nin tanımında da geçen işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştirmek, yukarıda anlatıldığı gibi çeşitli modüllerin bir arada çalışması ile gerçekleşmektedir.

 
Şirketin tutarlı bilgi ihtiyacını karşılayacak kurumsal bir kaynak oluşturmak, ilk denemede güncel ve güvenilir veriye ulaşmak, iş sistemlerini olabildiğince tek bir çatı altında bütünleştirmek bunların başlıcalarıdır. İşletmeleri ERP yazılımlarına yönelten diğer nedenler de aşağıda belirtilmektedir (Davenport, 2000):

·         Arka plandaki işlerin otomasyonu,

·         İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim sürecinin ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla servis kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyonel verimliliğin artırılması,

·         Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasındaki koordinasyon,

·         Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin sağlanması,

·         Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olmak,

·         Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı,

·         Stratejik işletme kararlarının iyileştirilebilmesi için veriye kolay erişim ihtiyacı,

·         İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,

·         Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi ve

·         İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme gereksinimi

 

Olarak sıralanabilir.

 

ERP yazılımına ihtiyaç duyulan nedenler listelendikten sonra bu yazılımların olumlu ve olumsuz özelliklerine değinmek gerekmektedir. Her teknolojik gelişimde olduğu gibi ERP sistemlerinin de olumlu ve olumsuz özellikleri bulunmaktadır. Microsoft’a göre komple bir ERP çözümü sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur. Bunlar aşağıda belirtilmektedir (Microsoft, 2008):

·         Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.  Bu sistemin parametrik olmasından ve esnekliğinden ileri gelmektedir.

·         Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılmaktadır. Bugün ihtiyaç duyulmayan bir özellik ilerleyen zamanlarda aktive edilerek kullanılabilecektir.

·         Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilmektedir.

·         Güvenlik: Özellikle endüstriyel casusluğa ve kurum içi operasyonel risklere karşı korunmayı sağlayan bir çok özellik ERP sistemlerinde bulunmaktadır.

 

ERP sistemleri, yukarıdaki olumlu yanlarının yanında bir çok olumsuz faktörü de bünyesinde barındırmaktadır. Bunlar da aşağıda belirtilmektedir:

·         Başarı işgücünün niteliği ve tecrübesine bağlıdır. Buna sistemin doğru bir şekilde nasıl çalışabileceği üzerine verilen eğitim de dahildir. Birçok işletme maliyetlerini düşürmek için eğitim bütçelerinde kısıntılar yapmaktadır. Küçük özel işletmelerde genellikle ERP sistemleri, konu ile ilgili yeterli bilgisi olmayan kişiler tarafından kullanılmaktadır.

·         Şirketler, kullanılan ERP sistemi ile ilgili yeterli eğitimi olmayan yeni bir yönetici işe alabilmektedir. İşe alınan çalışan iş konusu ile mevcut ERP sistemi arasında bütünlük sağlayamayabilir.

·         Bir ERP sistemini mevcut şirkete göre kişiselleştirme imkanı sınırlıdır. Bazı sistemlerdeki kişiselleştirmeler, ERP sisteminin yapısını değiştirebilir, ancak çoğu sistem genelde buna izin vermez.

·         ERP sistemi tarafından önerilen, sanayi standartındaki bir re-engineering işlemi, şirketin rekabet gücü avantajının kaybına yol açabilir.

·         ERP sistemi oluşturmak çok pahalı olabilir. Küçük şirketler için 500.000 USD dan başladığı, büyük şirketler içinse bunun 15 milyon USD a kadar çıkabildiği gözlenmiştir (Bayraktar, Efe, 2008).

·         ERP sistemleri genellikle özel iş akışları ve iş alanlarına adapte edilmesi zor sistemleridir. Bu da şirketlerin çeşitli kayıplarının ana kaynağıdır.

·         Sistemlerin kullanımı kolay değildir.

·         Sistemi verimsiz ya da iyi kullanamayan bir departman ya da kullanıcı, diğer departmanları veya kullanıcıları da olumsuz şekilde etkileyebilir.

·         İşletme sınırlarındaki belirsizlik, muhasabe işlemleri, güvenilirlik ve çalışan morali gibi konularda sorunlara yolaçabilir.

·         Departmanlar arasındaki hassas iç bilgilerin paylaşılması zorluğu nedeniyle, yazılımın verimliliği azalabilir.

Departmanlarda çeşitli eski sistemlerin yarattığı uyum sorunları sıklıkla ortaya çıkmaktadır.

Kaynak:

Microsoft. (2008): “ERP’nin Avantajları ”, http://www.microsoft.com/turkiye/dynamics/erp/erp_nedir.mspx 

Özkan M. (2008): “ERP Sistemlerine Farklı Bir Bakış” http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=56

Davenport, T.H. (2000): Mission Critical: Realizing The Promise of Enterprise

Systems, Boston MA: Harvard Business School Press,

ERP Nedir?

Günümüzde birçok işletme rekabette avantaj elde edebilmek adına diğer işletmelerle olan ilişkilerini gözden geçirmektedir. Sistem yaklaşımında açık bir sistem olarak tanımlanan bir işletmenin sadece müşterilerinden ve tedarikçilerinden değil, iç çevre olarak adlandırılan çalışanları ve dış çevre olarak kabul edilen toplum, kültür, politika (devlet) ve diğer dış faktörlerin de etkisi altında olduğu görülebilmektedir. Bu nedenle ilişkiler daha detaylı tanımlanmalı ve belli bir sistematik düzen içerisine oturtulmalıdır.

 

Her alanda olduğu gibi üretim ve tedarik süreci alanında da geçmişten bugüne önemli yol alındığı bir gerçektir. Fakat her geçen gün özellikle tedarikle ve işletmenin kaynaklarının planlaması ilgili teknolojilerde gelişmeler olmakta ve işletmeler bunları takip etmek için büyük kaynaklar seferber etmektedirler. Burada yapılması gereken, müşterilerin ne istediği sorusunun cevabına göre kurum dışı (tedarikçilerle, çalışanlarla, toplumla) ve kurum içi ilişkilerin düzenlenmesidir. Bu düzenleme hem müşteri tatminini sağlayacak hem de işletmeye piyasada farklılık yaratacaktır.

 

Görüldüğü gibi işletmeler sadece üretim ve tedarik mekanizmalarını değil ayrıca diğer tüm fonksiyonlarını da düzenlemeye ve bütünleştirme yoluna gitmeye başlamışlardır. İşte bu ihtiyaç ile meydana gelen ERP yaklaşımı ve bunun sonucu geliştirilen sistemlerin işletme bünyesine uygulanabilirliği bu yazımızın konusunu oluşturmaktadır.

 

ERP terimi İngilizce “Enterprise Resource Planning” kavramından ortaya çıkmaktadır. Bunu Türkçe’ye çevirdiğimizde de “Kurumsal Kaynak Planlama” terimi ile karşılaşmaktayız. İsminden anlaşıldığı gibi işletmenin kaynaklarının planlanması amaçlanmaktadır.  Bu kavramı daha geniş tanımladığımızda “işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel ad” olduğunu görmekteyiz (IAS, 2008).

 

ERP bir işletmenin tüm bölümlerini tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımını sağlamaktadır. Bu ortak bilgi sistemi sayesinde, ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bir veritabanında kurumsal çalışanların hizmetine sunulmaktadır. Aşağıda da bir örnekte belirtildiği gibi klasik sistemde her departman kendi iş akışlarına uyumlu bilgisayar sistemleriyle çalışmaktadır. ERP bu farklılıkları bütünleşik bir yazılım mimarisiyle ve tek bir veritabanını kullanarak çalışacak şekilde birleştirerek operasyonel özellikleri ve ihtiyaçları farklı çok sayıda departmanın birbirleriyle iletişim halinde kolaylıkla bilgi paylaşımına imkan tanımaktadır.

 

Şekil 1. ERP Sistemi

ERP’nin gelişimine değindiğimizde de İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra ortaya çıkan bir çok kavramın ERP’nin bugüne gelmesinde etkili olduğunu ifade edebiliriz. Özellikle 1970’lerden sonra MRP (Material Resource Planning – Malzeme İhtiyaç Planlaması) ve JIT (Just in Time – Tam Zamanında Üretim) sistemleri bir çok işletmede kullanılmaya başlanmıştır. MRP ile birlikte, diğer tüm fonksiyonlardan gelen malzeme, müşteri, siparişler, stoklar vb. çok sayıda, kompleks ancak birbirleriyle ilişkili bilgilerden faydalanarak genel anlamda malzeme, miktar ve tarih bazlı planlara ulaşılmaya çalışılmıştır (Özkan, 2008). Bu sistem nihai ürünün; bir çok montajın, ara mamulün ve hammaddenin hiyerarşisinden oluştuğunu kabul etmektedir. Müşteri talepleri veya talep tahminleri şeklinde oluşturulan nihai ürün gereksinimleri geriye doğru izlenerek ne zaman ne kadar stok ihtiyacı olduğu ortaya çıkarılmaktadır (Martinich, 1997).

 

İlk aşamada malzeme ağaçları ve stokları kapsayan sistem gittikçe gelişerek 1980'li yıllarda üretim işletmelerinin üretim ile doğrudan ilintili faaliyetleri (satınalma, üretim planlama ve kontrol, muhasebe, stok yönetimi….) kapsar hale gelmiş ve üretim kaynakları planlaması yani MRP II (Manufacturing Resource Planning) adını almıştır (Ceyhan, 2005).

 

Diğer bir kavram olan JIT ise, 1970’li yıllarda Toyota tarafından geliştirilmiş ve sıfır hatayı sıfır stokla gerçekleştirmek üzerine üretim felsefesini kurmuş bir üretim yönetimi anlayışıdır (Kobu, 1996). Bu üretim anlayışı temelde envanter kontrolü üzerine kurulmuş olup, takım çalışması altında az miktarda malzemeyi tam olarak nerede ihtiyaç varsa oraya yönlendirmek için kullanılmaktadır (Rachman, Mescon, Bovee, Thill, 1990).

 

Tanımından ve işleyişinden özetle bahsedilen JIT ve MRP’nin, ERP’nin gelişmesinde ne ölçüde önemli olduğu rahatlıkla görülebilmektedir. İşte bu kavramların oluşturduğu bilgi düzeyi sayesinde sadece üretim ve tedarikin değil firma içinde farklı bölümler (pazarlama ve satış, üretim, finans ve muhasebe, teslimat vb.) tarafından yerine getirilen tüm faaliyetlerin kaynaklarının planlanması gerektiği de anlaşılmıştır.

 

Bu gelişimlerden sonra, 1990'lı yıllarda yönetim sistemleri yalnız üretim sektörünü değil tüm sektörleri (telekomünikasyon, perakande, medya, sağlık, kamu....) ve tüm faaliyet birimlerini (satış sonrası servis, bakım onarım, insan kaynakları, duran varlık yönetimi...) kapsar hale gelmiş ve ERP adını almıştır (Ceyhan, 2005).

 

Bu aşamadan sonra özellikle 2000'li yılların başında özellikle internet ve çağrı merkezleri kanallarını kullanarak işletme dışı unsurlarla da bütünleşen ERP sistemleri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) ve işletme zekası (BI) kavramlarını da kapsayarak ERP II konseptine genişlemiştir (Ceyhan, 2005).

 

2000 yılından bugüne geldiğimizde ise bir çok işletmenin ERP yazılımları hizmeti verdiklerini görmekteyiz. Bu işletmeler ve pazar payları 2002 itibarı ile SAP %22, Oracle %8, PeopleSoft %8, Sage %4, J.D.Edwards %3, Lawson %3, Navision %3, Great Plains/Solomon %3, Invensys (BaaN) %2 ve IFS %2’dir (Ceyhan, 2005).

 

Yukarıda bahsedilen gelişimi biraz daha açtığımızda nereden nereye gelindiği daha net anlaşılabilecektir. ERP den önce tüm fonksiyonların ortak bir sistem ekseninde hareket etmesi durumu ile karşılaşmaktayız. Ortak bir sistemde hareket etmenin önemi de ERP sistemlerinden önce yaşanan durumların yarattığı sıkıntılar ile ilgilidir. Bunu bir örnek ile ifade etmek istersek, ERP sistemlerinden önce, işletme departmanları kendi sistemlerine sahip durumdaydı. Örnek olarak, bir işletmedeki insan kaynakları departmanı, bordrolama departmanı ve muhasebe departmanının ortak işleyişinden söz edebiliriz. İnsan kaynakları departmanı kendi sisteminde, tüm departman bilgilerini ve bu departmanlarda çalışanların kişisel bilgilerini tutmakla görevliydi. Bordrolama departmanı ise maaş bordrosu bilgilerini hesaplar ve tutardı. Mali işler bölümü de işletmedeki mali işlemlerin kayıtlarını tutardı. Her sistem birbirine ortak veriler yollayarak iletişim içinde hareket ederdi. Bu sayede insan kaynakları bölümünden, bordrolama bölümüne; çalışanın numarası ve maaş bilgisini yollanır, bilgiler bordrolama sisteminde kontrol edildikten sonra maaş bordrosu kesilirdi. Mali işler departmanı ise çalışanların verileri ile ilgilenmez, sadece bordrolama departmanından yapılan, vergi, kesinti, işçi ücretleri vb. ödemelerle uğraşırdı. Departmanlar arasındaki bu sistem karışıklıklara yol açardı. ERP sistemleri ile bahsedilen bu sistemler birbirlerine bağlanmış ve bu tür karışıklıkların önüne geçilmiştir.

Kaynak:
Ceyhan, M. (2005): “Türkiye’de ERP ve Logo Business Solutions”, Marmara Üniversitesi Seminer Notları.

Martinich, J. S. (1997): Productions and Operations Management, USA: John Wiley and Sons Inc.

Rachman, D. J., Mescon M. H., Bovee, C.L., Thill, J. V. (1990): Business Today, USA: McGraw-Hill.