27 Şubat 2015 Cuma

Project Management Organization Types

As we already know, there are five functions of management. As being one these five functions, organization; is the allocation of the responsibilities of the tasks among the individuals within the company under the planning function (this is one of the other four functions of management).[1] Like the general type of management the project management requires an organization. Therefore, in order to manage a project, the company should adapt specific types of organizations. These organization structures are shown as follows:[2]
·         Dedicated project team organization
·         Project Organization
·         Matrix organization

In the dedicated team organization type, there is a different unit (like a department) which is responsible for the development of the projects within the organization. The team members are usually chosen from the other departments and they report to the project manager until the end of the project. After the completion of the project, the personnel will return back to their original departments. A sample scheme is shown in the following.


In the second type of organization (project organization), there is a project based structure inside the company. If most of the business of the company is based on new projects, like software implementation of software companies (they install new softwares to the organizations that require new softwares), the best structure will be a project organization. This means that one project will be followed by another project. Therefore, the staff who is working under a project manager will be working for another project in the future. The staff will not return to his original location after the completion of the project unlike the dedicated team project organization.



The last and the most recent type of organization is known as matrix organization. Matrix organization is a type of organization in which people with similar skills are pooled for work assignments. For example, all IT staff may be working in one IT department and report to an IT manager, but these same IT staff may be assigned to different projects and report to a project manager while working on that project. Therefore, each IT staff may have to work under several managers to get their job done.[3] The example of this shown in the following figure.


[1] Samuel C.Certo, Modern Management, US, Prentice Hall, 2000, p. 7.
[2] Clifford F. Gray, Erik W. Larson, Project Management: The Managerial Process, US, McGraw Hill Professional, 2002, p.59.
[3] Hayri Ülgen, İşletmelerde Organizasyon İlkeleri ve Uygulaması, Istanbul, Istanbul University Business Administration Faculty, 1989, p. 81-82.

History of Project Management

Like all management subjects, project management has also a long history starting since the big projects of pyramids, temples, palaces etc… A very brief history of the project management by using the classification shown in the following table.

History of Project Management

Before 1900s
·   Wonderful projects
·   Work force is cheap and even expendable
·   Urgency is not driven by rat-race
·   Management organization structures are seen in church and army
·   No management scientists
·   No project management profession
·   Emergence of management science
·   People begin to study work and people at work
·   Henry Gantt introduced his famous planning charts
·   Early development of CPM
·   US defense projects use CPM
·   Mainframe computers run project management software
·   Project management becomes a recognized profession
·   More concern for people at work
·   Project management has two meanings:
o   Industrial project management
o   IT project management
·   Creation of professional associations
·   More project management software
·   Legislation for health and safety
·   Anti-discrimination laws were introduced
·   Desktop computers run powerful project management software
·   Better graphs with color
·   Managers are less dependant to IT experts
·   Computers can not now run arrow networks and precedence becomes the norm
·   Wider acceptance of project management as a profession
·   PCs and notebooks can run all applications
·   More interest in project risk
·   IT and industrial project management no longer considered so differently
·   Project management is a respected profession
·   Worldwide communication with satellite and the internet


What is Project Management? The Concept of Project Management.

Before defining project management, we need to define the word, “project”. In Cambridge dictionary, project is defined as “a study of a particular subject done over a period of time, especially by students” or “a piece of planned work or an activity which is completed over a period of time and intended to achieve a particular aim”.[1] The last definition describes the correct concept of project that we will look into.

Project Management Institute defines project as “a temporary endeavor undertaken to produce a unique product, service or result”. This means that project is done only for one time and not a routine activity (the specifications of a project will be also discussed in the following paragraph). The quality guru, J.M. Juran defined the project as “a problem scheduled for solution.”[2] In this definition we should know that all problems are not negative but all of them need solution. They can be also positive such as a new product development can be a problem for a company.

The project can be differentiated from other standard set of activities by means of the following factors:[3]
·         Project is an exceptional activity which can be also called as not-routine activity. If a set of activity is repetitive then it is not a project.
·         The activities or tasks inside a project are linked to each other.
·         The objectives and the time limits of a project is pre-determined. Moreover, all projects have some constraints in terms of cost, budget, time, definite starting and ending points.

After defining the project, we also need to discuss project management. Project management is the application of skills, tools and techniques to project activities to achieve project requirements. Project management is accomplished through the application and integration of the project management processes of initializing, planning, executing, monitoring and controlling and closing.[4] These steps will be also discussed in the later parts of the study.

In the contemporary work life; project management has evolved to plan, coordinate and control the complex and diverse activities of modern, industrial, commercial and management change and IT projects. In the recent business life, the purpose of project management is to foresee or predict as many of the dangers and problems as possible and to plan, organize and control activities so that the projects are completed successfully in spite of all risks.[5]

Project management as a contemporary type of management differs from other types of managements by many ways. These are considered as follows:[6]
·        While department managers or the managers of the other organizations expect their department or organization to exist indefinitely where the project managers undertakes the projects in a definite period of time.
·         Projects frequently need resources on temporary basis whereas permanent organizations try to utilize resources full time. The sharing of resources frequently leads conflicts and it requires skillful negotiation to see that projects get the necessary resources to meet objectives.
·         In project management, there is a project or matrix organizational design where a vertical organization is found in general type of management.
·         The project management focuses on the product, service and enterprise process design and development where the general type of management concerns the shareholders.
·         In project management there are specific objectives regarding cost, efficiency etc. However, in general type of management there may be strategic management. [7]

When there is a project to be managed, there should be a person who is ultimately responsible for the success and the failure of the project. This person is called as project manager.[8] A project manager should lead the people on the project and he should define and coordinate the work to be done.[9]

[2] James P. Lewis, Fundamentals of Project Management, US, Amacom Div. American Mgmt. Assn., 2007, p.2.
[3] Michael C.Thomsett, Proje Yönetimi, İstanbul, Epsilon, 1996, p. 11-12
[4] Lewis, Ibid, p.4.
[5] Dennis Lock, Project Management, US, Gower Publishing, Ltd., 2007, p.1.
[6] M.E. Haynes, Project Management: Practical Tools for Success, US, Cengage Learning, 2002, p. 3.
[7] David I. Cleland, Lewis R. Ireland, Project Management: Strategic Design and Implementation, US, McGraw-Hill Professional, 2002, p. 42.
[8] Gary Heerkens, Project Management, US, McGraw-Hill Professional, 2001, p.2.
[9] Heerkens, Ibid, p.6.

22 Şubat 2015 Pazar

Etkili İnsanların Farklılaştığı Nokta: Planlama

Kıymetli okuyucular merhaba, bugün sizlerle özellikle insanların önemli bir kısmında gördüğüm bir eksikliği “planlama” eksikliğini paylaşmak istiyorum.

Planlama aslında sadece iş hayatımızda değil özel hayatımızda da üzerinde önemle durmamız gereken bir olgudur. Planlama sadece iş veya özel hayatımızda başarılı olmak için değil aynı zamanda stressiz, rahat bir hayata sahip olmak için de oldukça gereklidir.
Şöyle düşünelim, geleceği bilmek elbette mümkün değildir. Yalnız gelecek hakkında öngörülerde bulunmak hatta 1 hafta sonrasında nelerle karşılaşılacağını tahmin etmek, 1 yıl sonrayı tahmin etmeye göre elbette daha kolaydır.  Bu nedenle insanlar gelecekte oluşmasını bekledikleri durumlara göre hayatlarını düzenleme ihtiyacı içindedirler. Bu da aslında bizi planlamaya götürmektedir.
Uzun zaman önce okuduğum bir kitap vardı. Çok da meşhur bir kitap olan, Stephen Covey’in yazdığı “Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı” adlı kitaptan bahsediyorum. Muhtemelen birçoğunuz bu kitabı duymuş ve hatta okumuş olabilirsiniz. Bu kitapta yedi alışkanlıktan bahsedilirken sanıyorum üçünü alışkanlık olarak “Önemli İşlere Öncelik Ver” üzerinde duruluyor.
Aşağıdaki tabloda da görülebildiği gibi bir insan karşılaştığı işleri veya yapması gerekenleri dört karede toplamaktadır. Bu dört kare de işlerin önemli olup olmamasına ve işlerin acil olup olmamasına göre ayrışmaktadır. Etkili olmayan insanların işlerini topladıkları kare de genellikle birinci kare olmaktadır. Bu insanlar yeterince planlama yapamadıkları ve en önemlisi “hayır” diyemedikleri için kendilerini sürekli üst üste birikmiş işlerle, bitmez tükenmez sorunlarla ve anlık kriz yönetimleri ile karşı karşıya bulmaktadırlar. Hatta bu insanlar vaktinde alınabilecek kararları almaktan çekindikleri ve sorunları planlı bir şekilde aşmayı reddettikleri için artık bu kararlar kriz yönetimi şeklinde karşılarına gelmiş durumdadır. Bu sebeple evvelce daha fazla veri ve kapsamlı analiz yapılarak daha rahat alınabilecek kararlar artık altı verilerle doldurulamamış halde evet ve hayır şeklinde sonuçlarını bekler duruma gelmişlerdir. Bir yönetici veya çalışan için ne acı bir durum öyle değil mi?
Covey bu sebeple insanların etkili olabilmeleri için ikinci karede yer almaları gerektiğini ifade etmektedir. Böylece sorunlar ortaya çıkmadan öngörülebilecek; bunlarla ilgili araştırmalar yapma, önlemler alma fırsatları oluşabilecektir. Söylediğimiz tüm bu işler de ancak planlama ile mümkün olabilecektir.

Yazımı fazla uzatmadan şu şekilde bitirebilirim. Bir işin ikinci karede yer almasını istiyorsanız şunları yapın:
-          Görev tanımınız net olsun, net değilse konuşun ve netleştirin.
-          İnsanları güçlendirin (empowerment). Çalıştığınız insanlar sizin adınıza kararlar alabilsin.
-          Kararlarınızı geciktirmeyin (talihiniz gülmedikçe hiçbir sorun kendiliğinden çözülmez. Çözülmeyi bırakın bugün rahat alınabilecek bir karar işin daha kapsamlı hale gelmesiyle yarın çok daha güç şartlarda alınabilir).
-          Gerektiğinde mutlaka HAYIR deyin. Unutmayın belki hayır demek karşıdakini incitebilir ama hayırda hayır vardır…
Gelecek yazıda görüşmek üzere.

11 Şubat 2015 Çarşamba

Mobil Pazarlama Hakkında İlgi Çekici Bir Kitap Özeti

Geçenlerde Optimist tarafından yayınlanan Mobil Pazarlama Hakkında Her Şey adlı kitabı okudum. Kitapta oldukça ilgi çekici bazı istatistikler ve tüyolar olduğunu gördüğüm için bu yazımda kitaptan bahsetmek istedim. İstatistiklere hızlıca göz attığımızda karşımıza şu bilgiler çıkıyor:
  • Mobil telefon kullanıcılarının %91 i telefonlarını yanından ayırmıyor.
  • Dünyada 6,8 milyar insan yaşıyor, 4 milyar mobile kullanıcısı, 3,5 milyar diş fırçası sahibi var.
  • 10 kişiden 1 i mobil kuponlarını paraya çeviriyor.
  • Tüketicilerin %7 si internetteki bannerleri tıklarken mobil kullanıcılarda bu oran %61 imiş.
  • Akşam 19-23 arası tıklanma oranları artıyor. İnsanlar hem televizyon izliyor hem tablet kullanıyor.
  • Google, akıllı telefon kullanıcılarının %81 inin internete mobil cihazlardan girdiğini %50 sinin interneti telefonlarında bir bekleme sırasında kullandığını söylüyor.
  • Mobil kullanıcılarının %80’i e-postalarını kontrol ediyor, %63’ü hava durumu veya haberlere bakıyor, %53’ü müzik çalıyor veya borsa kurlarını izliyor, %51’i spor karşılaşmalarının sonuçlarına bakıyor, %48’i bilgi arıyor, %39’u oyun oynuyor.
  • SMS ler geldikten 4 dakika içinde okunur.
  • E-posta 48 saat içinde okunur.
  • Günlük Google arama sayısı 3,5 milyar adettir.
  • 5-50 arasında anahtar kelimenin en iyi sonucu vermektedir.
  • %1 in altında CTR (click through rate, ileride bahsedeceğiz) başarısız
  • Tabletlerde müşteriye dönüştürme masa üstü bilgisayarlara göre %50 daha fazla. Geleneksel PC’lerde bir e-ticaret sitesini ziyaret eden ve satın alma eylemini gerçekleştirenler %3. Ama tabletlerde bu oran %4-5 lere çıkıyor.
  • Akıllı telefonda arama yapan kişiler bir işletmeyi bulduktan sonra %61 oranında burayı arıyor. %59 u burayı ziyaret ediyor.
  • 25 milyon kişi her ay bir QR kod okutuyor. Iphone kullanıcılarının 40%’ı, Android kullanıcılarının %48’i en az 1 kere QR kod okutmuşlar.
Mobil pazarlama için dikkat edilmesi gereken kurallar da şu şekilde sıralanıyor. Bunları madde madde yazdım ki daha akılda kalıcı olsun:
  • Mobil kampanyalar için mobil pazarlamayı fiilen kullanmak gerekir
  • Mobil web sitesinin m. uzantılı şekilde hazırlanması gerekiyor. İçerik olarak da detay barındırmaması gerekiyor.
  • Web sitemizin ve mobil web sitemizin durumunu öğrenmek için https://marketing.grader.com/ adresinden notlama yapabiliyoruz. Böylece web sitemizin kalitesini bir ölçüde öğrenmiş oluyoruz.
  • Mobil pazarlama tüyoları veren kaynaklar aşağıda belirtilmektedir:
    • Mobile Marketer Daily
    • Mobile Commerce Daily
    • Mobile Marketing Watch
    • Hubspot blog
    • 60 second marketer e-bülten
  • Yer servislerini kullanmak lazım. Where, SCVNGR, Foursquare
  • Mobil pazarlama ağları: iAd, AdMob, Millenial Media, Mobclix olarak karşımıza çıkıyor.
  • Başka şirketlerin mobil pazarlama kampanyalarına göz atmak lazım. Güzel kampanyaları örnek alabiliriz.
  • Mobil pazarlamada sınırlar:
    • Dikkatinizi mesaja çekmek için çok kısa bir zaman dilimi, örneğin 10 saniye bir mobil video reklamı için sonsuz gibidir. 15 saniye sonsuzluğun da ötesidir.
    • Genelde başka bir faaliyetle beraber yürütülecek bir mobil tepki eylemi
    • Çok küçük bir ekran
  • Mobil kullanıcılar kaydırmaktan çok tıklamayı tercih ediyorlar.
  • Tasarımda yatay değil dikey formatlar kullanılmalı
  • Pazarlama listesinde çok insan olması çok başarılı bir kampanya oluşturulacağı anlamına gelmez
  • İnsanlar genellikle duygusal nedenler ile satın alır ama mantıki olarak rasyonalize ederler. (Bu konuda da Buyology adlı kitabı okumanızı şiddetle tavsiye ederim.)
  • Mobil pazarlamada karşılaşılan terimler aşağıdadır:
    • Müşteri kazandırma oranı; toplam müşteri / toplam katılım
    • Call to action butonları
    • CTR (click through rate); reklama tıklayan kullanıcı sayısının, görüntüleme sayısına bölünmesidir.
    • CPC (cost per click), tıklama başına maliyet.
    • CPM (cost per mille), bin gösterim başına maliyet.
    • CPA (cost per acquisition)
    • İniş sayfası: link tıklandığında gidilen sitedir.
    • LBS: lokasyon bazlı servisler
  • Yukarıda belirtilen maliyetlere katlanırken bunları optimize edecek bir kampanya tasarlamak gerekiyor. Bunun için geçmiş kampanyaların sonuçlarının analizi çok önemli.
  • Mobil pazarlamanın 9 kullanım şekli ise aşağıda gösterilmektedir:
    • SMS
    • MMS
    • NFC ve Bluetooth
    • Mobil web sitesi
    • Mobil gösterim reklamları ve ücretli arama
    • Lokasyon Bazlı Pazarlama
    • Mobil uygulamalar
    • QR Kod, Sparq.it adresine girip qr kodları daha iyi öğrenebiliriz. 
    • Tablet bilgisayarlar
  • Mobil pazarlama özetle;
    • Hızlıdır
    • Kısa ve özdür
    • Yaratıcıdır ve
    • Lokasyon bazlıdır
  • Mobil pazarlamada aşağıdakilere dikkat etmek lazım:
    • Kısıtlı bant genişliğinden dolayı dosyalar küçük olmalı
    • Ücretlendirme
    • Klavye ve Mouse yoktur
    • Yazıcı ile uğraştırmamak lazım. Veriler girilir ve gönderilir
  • Bir mobil pazarlama kampanyası tasarlarken bunlar mutlaka düşünülmelidir:
    • Kampanyanın amacı nedir? Müşteriler bizimle neden çalışsınlar? 3 neden söyleyin.
    • Hedef kitle kimdir?
    • Ne kadar sürecek?
    • Medya kullanımı
  • Mobil site oluştururken dikkat edilecekler:
    • Müşterilerin zihnine girin ve onlar gibi düşünün
    • Müşterinin düşünce zincirlerini analiz edin. Nasıl bir süreçte web sitesini kullanmak istiyor.
    • Tasarım unsurlarını minimum tutun
    • Hızlı olacak şekilde tasarlayın. Mobil cihazlarda hız tasarımdan öndedir.
    • Farklı cihazlara yönelik tasarlayın
  • Mobil kullanım hakkında araştırmalar sunma:
    • Comscore.com ve nielsen.com. Web sitelerinin sıralamasını verip aynı zamanda araştırmalar yayınlar.
    • Admob ve millenialmedia.com reklam ağlarıdır
    • Mobilemoxie.com: web sayfanın işlevselliği hakkında bilgiler verir
  • Başarı kriterleri de aşağıdaki gibidir:
    • Uygulama oluşturup burada marka tanıtımı yapılabilir. İos için kullanılan bazı yazılım çözümleri var. APPMAKR gibi. Genwi, mippin, mobbase, mobicart, myappbuilder, runrev vb.
    • Uygulamanın doğru olup olmadığını test etmek için A/B testleri yapılır.
    • Sitenize hangi cihazlardan girildiğine bakın
    • Geri bildirim isteyin. Anket yapın
    • Lokasyon bazlı servisleri aklınızdan çıkarmayın
    • Çok sık iletişim kurmayın. Kendinizden bıktırmayın
    • Siparişin aşamalarını takip ettirin
    • Kampanyanın başarısını izleyin ve raporlayın
Evet, bu yazımda başlıklar halinde kitapta bahsedilenlere değinmeye çalıştım. Umarım yararlı olmuştur. Kitapta çok daha fazlası var ve bu yazı ile yetinmemenizi, kitabı okumanızı özellikle tavsiye ederim.