Project Management Organization Types

As we already know, there are five functions of management. As being one these five functions, organization; is the allocation of the responsibilities of the tasks among the individuals within the company under the planning function (this is one of the other four functions of management).[1] Like the general type of management the project management requires an organization. Therefore, in order to manage a project, the company should adapt specific types of organizations. These organization structures are shown as follows:[2]
·         Dedicated project team organization
·         Project Organization
·         Matrix organization

In the dedicated team organization type, there is a different unit (like a department) which is responsible for the development of the projects within the organization. The team members are usually chosen from the other departments and they report to the project manager until the end of the project. After the completion of the project, the personnel will return back to their original departments. A sample scheme is shown in the following.

 

 

In the second type of organization (project organization), there is a project based structure inside the company. If most of the business of the company is based on new projects, like software implementation of software companies (they install new softwares to the organizations that require new softwares), the best structure will be a project organization. This means that one project will be followed by another project. Therefore, the staff who is working under a project manager will be working for another project in the future. The staff will not return to his original location after the completion of the project unlike the dedicated team project organization.

 

 

The last and the most recent type of organization is known as matrix organization. Matrix organization is a type of organization in which people with similar skills are pooled for work assignments. For example, all IT staff may be working in one IT department and report to an IT manager, but these same IT staff may be assigned to different projects and report to a project manager while working on that project. Therefore, each IT staff may have to work under several managers to get their job done.[3] The example of this shown in the following figure.

 

---

[1] Samuel C.Certo, Modern Management, US, Prentice Hall, 2000, p. 7.

[2] Clifford F. Gray, Erik W. Larson, Project Management: The Managerial Process, US, McGraw Hill Professional, 2002, p.59.

[3] Hayri Ülgen, İşletmelerde Organizasyon İlkeleri ve Uygulaması, Istanbul, Istanbul University Business Administration Faculty, 1989, p. 81-82.

What is Project Management? The Concept of Project Management.

Before defining project management, we need to define the word, “project”. In Cambridge dictionary, project is defined as “a study of a particular subject done over a period of time, especially by students” or “a piece of planned work or an activity which is completed over a period of time and intended to achieve a particular aim”.[1] The last definition describes the correct concept of project that we will look into.

Project Management Institute defines project as “a temporary endeavor undertaken to produce a unique product, service or result”. This means that project is done only for one time and not a routine activity (the specifications of a project will be also discussed in the following paragraph). The quality guru, J.M. Juran defined the project as “a problem scheduled for solution.”[2] In this definition we should know that all problems are not negative but all of them need solution. They can be also positive such as a new product development can be a problem for a company.

The project can be differentiated from other standard set of activities by means of the following factors:[3]

·         Project is an exceptional activity which can be also called as not-routine activity. If a set of activity is repetitive then it is not a project.
·         The activities or tasks inside a project are linked to each other.
·         The objectives and the time limits of a project is pre-determined. Moreover, all projects have some constraints in terms of cost, budget, time, definite starting and ending points.

After defining the project, we also need to discuss project management. Project management is the application of skills, tools and techniques to project activities to achieve project requirements. Project management is accomplished through the application and integration of the project management processes of initializing, planning, executing, monitoring and controlling and closing.[4] These steps will be also discussed in the later parts of the study.

In the contemporary work life; project management has evolved to plan, coordinate and control the complex and diverse activities of modern, industrial, commercial and management change and IT projects. In the recent business life, the purpose of project management is to foresee or predict as many of the dangers and problems as possible and to plan, organize and control activities so that the projects are completed successfully in spite of all risks.[5]

Project management as a contemporary type of management differs from other types of managements by many ways. These are considered as follows:[6]

·        While department managers or the managers of the other organizations expect their department or organization to exist indefinitely where the project managers undertakes the projects in a definite period of time.
·         Projects frequently need resources on temporary basis whereas permanent organizations try to utilize resources full time. The sharing of resources frequently leads conflicts and it requires skillful negotiation to see that projects get the necessary resources to meet objectives.
·         In project management, there is a project or matrix organizational design where a vertical organization is found in general type of management.
·         The project management focuses on the product, service and enterprise process design and development where the general type of management concerns the shareholders.
·         In project management there are specific objectives regarding cost, efficiency etc. However, in general type of management there may be strategic management. [7]

When there is a project to be managed, there should be a person who is ultimately responsible for the success and the failure of the project. This person is called as project manager.[8] A project manager should lead the people on the project and he should define and coordinate the work to be done.[9]

 

---

[1] Cambridge, “Project”,  http://dictionary.cambridge.org/define.asp?key=63302&dict=CALD

[2] James P. Lewis, Fundamentals of Project Management, US, Amacom Div. American Mgmt. Assn., 2007, p.2.

[3] Michael C.Thomsett, Proje Yönetimi, İstanbul, Epsilon, 1996, p. 11-12

[4] Lewis, Ibid, p.4.

[5] Dennis Lock, Project Management, US, Gower Publishing, Ltd., 2007, p.1.

[6] M.E. Haynes, Project Management: Practical Tools for Success, US, Cengage Learning, 2002, p. 3.

[7] David I. Cleland, Lewis R. Ireland, Project Management: Strategic Design and Implementation, US, McGraw-Hill Professional, 2002, p. 42.

[8] Gary Heerkens, Project Management, US, McGraw-Hill Professional, 2001, p.2.

[9] Heerkens, Ibid, p.6.

Bankacılıkta Proje Yönetimine bir Örnek: Araç Kredisi Ürünü Lansmanı

Günümüz dünyasında kar odaklı olsun olmasın bütün işletmeler çağın gereksinimlerine uygun olarak varlıklarını devam ettirebilmek ve sorumlu oldukları gerçek ve tüzel kişilerin beklentilerini karşılamak durumundadırlar. Bunun gerçekleştirilmesi için de hızlı hareket etmeleri ve evvelce belirtilen zaman ve maliyetlere uygun davranmaları gerekmektedir. Bunun başarılabilmesi için de proje yönetiminin etkin yapılması önemlidir.

Yukarıda belirtilen bilgiler ışığında bir özel banka tarafından gerçekleştirilecek olan bir araç kredisi kampanyasının proje yönetimi yapılmaya çalışılacaktır. Bu çalışmada da 9 bilgi alanı diye tarif edilebilecek proje yönetim süreçleri belirtilen araç kampanyası çerçevesinde incelenecektir. 

1.     Proje Entegrasyon Yönetimi

Bankamız Türkiye piyasasında tüketicilerin gelirlerinin artmaya başlaması ile canlanmaya başlayan araç piyasasındaki payını arttırmaya çalışmaktadır (Project Scope). Bu yapılırken, araç kredileri hizmeti sunan diğer bankaların faaliyetlerinin incelenmesi, banka çalışanlarının bilgilendirilmesi, proje çerçevesinde yardım alınacak departmanlar ile hazırlık toplantılarının yapılması gerekmektedir. Ayrıca emeği geçecek ve proje takımında olan tüm çalışanların en yüksek düzeyde katılımının sağlanması için de motivasyon toplantılarının yapılması uygun olacaktır.

Projenin 8 kasım tarihinde başlaması amaçlanmaktadır. İleride belirtilecek olan proje aktivitelerinde ilk sırada yer alan mutabakat toplantıları ile proje başlayacaktır. Projenin 22 Ocakta bitirilmesi amaçlanmaktadır.

Bankamız özellikle birinci el piyasasındaki araçların finansmanını amaçlamaktadır. Bunun sebebi ikinci el piyasasındaki araçların özellikle de belli bir yaştan sonra oldukça riskli hale gelmesidir. Bankamız temelde ücretli çalışanların, küçük işletme sahiplerinin ve kendi işini yapan meslek sahiplerinin (doktorlar, muhasebeciler vb.) kredilendirilmesini amaçlanmaktadır. Bu kredi ile belirtilen müşteri grupları hem istedikleri araca kendi bütçelerine en uygun seçenekler ile sahip olabilecek hem de ilerleyen zamanlarda bankamızın kaliteli müşteri hizmetlerinden her türlü sorunları hakkında bilgi alabileceklerdir.

Projemiz ile ilgili project charter yukarıda belirtilmeye çalışılmıştır.

Belirtilen araç kredisi kampanyasının 2 ay süre zarfında hazırlanması amaçlanmaktadır. Bu durumda yeni yıl başlangıcında güçlü bir reklam kampanyası ile satışların arttırılması hedeflenmektedir. Bu proje ile temelde bireysel bankacılık ürün geliştirme müdürü ve krediler ürün müdürü ilgilenecektir.

2.     Proje Kapsam Yönetimi

Belirtilen kampanyanın belirtilen zamanda piyasaya çıkması için yapılması gereken bir çok aktivite bulunmaktadır. Tabii bunların bir kısmı diğer bir kısım ile birbirini takip eder durumdadır. Bunların da en baştan belirlenmesi gerekmektedir.

Projede yer alan aktiviteler aşağıda belirtilmiştir (activity definition):

1. Diğer bölümler ile hazırlık toplantıları yapılması: Projede yardım alınacak; bilgi işlem, muhasebe, risk, satış ve kurumsal iletişim gibi bazı departmanlarla bir araya gelinip projenin kabaca tarifi yapılmalı ve bu departmanlardan ne beklendiği ortaya konulmalıdır. Proje takımı oluşturulmalı (acquire project team) ve mutabakat formunun imzalanması gerekmektedir.
2. Araç kredileri sağlayan diğer finansal kurumların bu ürünlerini nasıl ve ne şartlarla piyasaya sundukları yapılan piyasa araştırmaları ile öğrenilmelidir. Bu araştırmalar yanında aynı zamanda tüketicilerin araç kredileri konusundaki beklentilerini ölçmede de yardımcı olan anket çalışmaları düzenlenmelidir.
3. Ürün geliştirme formu hazırlanmalıdır. Özet ürün formu hazırlanmalıdır.
4. Bireysel bankacılık genel müdür yardımcısının onayı alınmalıdır.
5. Özet ürün formu için Risk departmanının onayı alınmalıdır.
6. Özet ürün formu için Kredi departmanının onayı alınmalıdır.
7. Özet ürün formu için Muhasebenin onayı alınmalıdır.
8. Özet ürün formu için Hukuk işlerinin onayı alınmalıdır.
9. Özet ürün formu için Bilgi işlemin onayı alınmalıdır.
10. Üst yönetimin onayı alınmalıdır
11. Bankacılık sisteminde gerekli geliştirmeler yapılmalıdır.
12. Kurumsal iletişime, yapılması gereken reklam kampanyası hakkında bilgi verilmelidir.
13. Reklam materyalleri için yaratıcı fikirler reklam ajansı tarafından hazırlanmalıdır.
14. Reklam materyalleri bireysel bankacılık tarafından onaylanmalıdır.
15. Onaylanan materyallerin basımı yapılmalıdır. Ayrıca birkaç radyo kanalında da reklam kuşağında yer alınacağından bununla ilgili prodüksiyon yapılmalıdır.
16. Basımı yapılan materyallerin gerekli yerlere yerleştirilmeleri, dağıtılmaları sağlanmalıdır. Bu dağıtıma, ana yolların yanındaki billboardlar, yürüyüş yolları üzerindeki orta büyüklükteki afiş yerleri, broşürler, posterler, şube camı kaplamaları, standleri vb. kapsamaktadır.
17. Medya planı yapılmalıdır.
18. Medya planının onayı alınmalıdır. Gazetelere ve radyolara bu kampanya ile ilgili ödemeler yapılmalıdır.
19. İnternet sitesinin güncelleştirilmesi sağlanmalıdır. Bunun için internet sitesinin yaptırıldığı firmadan yardım alınmalıdır.
20. Satış takımının eğitimi gerçekleştirilmelidir. Bununla ilgili uygun bir yer kiralanmalı ve gerekli dokümanlar basılmalıdır.
21. Tüm banka, piyasaya çıkmadan önce son olarak bilgilendirilmelidir.
22. Piyasaya çıkış (Lansman).

Belirtilen bu aktiviteler proje takımı tarafından gözden geçirildikten sonra onaylanmalıdır (scope verification).

3.     Proje Zaman Yönetimi

Projenin belirlenen zaman içinde bitirilebilmesi için proje içerisinde bulunan aktiviteler uygun şekilde sıralanmalı ve buna göre projenin ne zaman biteceği konusunda bilgi sahibi olunmalıdır. Her departman da kendisi ile ilgili aktivitileri belirlenen zamanlarda yapılacağı konusunda güvence vermelidir. Aktivitelerin zamanları (activity duration estimating) ve kendilerinden önce yapılması gereken aktiviteler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Tablo-1 Aktivite Zamanları

Aktivite	Zaman (gün)	Önceki	Aktivite	Zaman (gün)	Önceki
A	3	-	M	10	L
B	3	A	N	1	M
C	5	B	O	10	N
D	2	C	P	5	O
E	2	D	Q	3	L
F	2	E	R	1	Q
G	2	F	S	2	N
H	2	G	T	3	J
I	2	H	U	1	K,P,R,S,T
J	3	I	V	0	U
K	10	J
L	1	J

  

Yukarıda belirtilen zamanlar hafta günleri olarak belirtilmiştir. Aktivitelere baktığımızda, özellikle işletme dışında gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlerin oldukça fazla zaman gerektirdiği görülmektedir. Bununla ilgili çizilen Gannt Chart aşağıda gösterilmektedir (schedule development).

  

Şekil-1 Gannt Chart Üzerinde Proje Gösterimi

Not: Yukarıdaki Gannt Chart çizilirken MS Project programından (İngilizce versiyonundan) faydalanılmıştır.

Task: Görev, Task Name: Görev Tanımı, Duration: Süre, Start: Başlangıç, Finish: Bitiş.

4.     Proje Maliyet Yönetimi

Belirtilen projenin zamanında bitirilebilmesi için bazı maliyetlere de katlanmak gerekmektedir. Maliyetlerin çoğu işletme dışı firmalar tarafından sağlanması gereken hizmetler sebebiyle bu firmalara ödenen giderlerden oluşmaktadır. Bunları özetlemek gerekirse toplam tahmini maliyet aktiviteler (cost estimating) bazında aşağıdaki tabloda hesaplanmaktadır.

 

Tablo-2 Aktivite Maliyetleri - TL

Aktivite	Maliyet	Aktivite	Maliyet	Aktivite	Maliyet
A	0	I	0	Q	0
B	10.000	J	0	R	500.000
C	0	K	500	S	500
D	0	L	0	T	5.000
E	0	M	2.000	U	0
F	0	N	0	V	0
G	0	O	50.000
H	0	P	2.000

Görüldüğü gibi toplamda bütçelenen maliyet 573.000 TL (Bütçe) olarak karşımıza çıkmaktadır.

5.     Proje Kalite Yönetimi

Her bir aktivite ürün geliştirme bölümü tarafından tanımlanan beklentiler çerçevesinde elde edilmelidir. Proje kalite yönetimi ayrıca belirtilen aktivitelerin belirtilen zamanlarda tamamlanmasını da içermektedir. Aşağıda aktiviteler bazında elde edilmesi beklenen çıktılar gösterilmektedir (WBS). Bu çıktıların istenildiği düzeyde elde edilememesi izleyen aktivitelerin de kalitesini olumsuz etkileyecektir. O sebeple aktiviteler süreç içinde yakından izlenmeli ve sonradan düzeltme yapmaktansa önleyici tedbirler alarak hatanın hiç oluşmaması sağlanmamalıdır.

Tablo-3 Aktivitelerin Beklenen Sonuçları

Aktivite	Beklenen Sonuç	Aktivite	Beklenen Sonuç
A	Mutabakat formu	M	Ajans fikirleri ve konseptleri oluşturur. Bunları sunar
B	Tüketici beklenti anketi, araç kredileri piyasası analizi	N	Fikirlerden bir tanesi seçilir.
C	Ürün geliştirme formu	O	Reklam için kullanaılacak materyal hazırlanır.
D	Ürün geliştirme formu imzalanır	P	Bunlar gereken yerlere adapte edilir.
E	Özet form imzalanır	Q	Medya planı tamamlanır.
F	Özet form imzalanır	R	Medya planı imzalanır.
G	Özet form imzalanır	S	İnternet sitesi güncellenir.
H	Özet form imzalanır	T	Satış takımına ürünün özellikleri anlatılır
I	Özet form imzalanır	U	Bilgilendirme yapılır.
J	Özet form imzalanır.	V	Piyasaya çıkılır.
K	Sistemsel düzenlemeler tamamlanır. Ürünün kriterlerine uygun hale getirilir.
L	Kurumsal iletişim departmanı oluşturulması gereken yaratıcı reklam çalışması ile ilgili bilgilendirilir.

 

6.     Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

Proje yönetiminin bir diğer önemli süreci de insan kaynakları yönetimidir. Bunun yapılabilmesi için her departmanın en başta yapılan mutabakat toplantısı sonrasında gerekli insan kaynağı planlamasını yapması gerekmektedir. Ayrıca proje takımına mensup olanlar arasında da iş dağılımı yapılması gerekmektedir (Manage project team). Bunun için insan kaynakları müdürlüğünden ve her departmanın müdüründen de yardım alınabilecektir. Her departmanın ilgili aktivite için ayırması gereken insan kaynağı (HRM planning) aşağıdaki tabloda belirtilmiştir (Activity resource estimating).[1]

Tablo-4 Aktivitelerin Beklenen Sonuçları

Aktivite	İlgili departman	Ayrılması gereken iş gücü[2]	Aktivite	İlgili departman	Ayrılması gereken iş gücü
A	Tüm	-	M	Kİ	2
B	Kİ, ÜG	1, 2	N	ÜG	1
C	ÜG	1	O	Kİ	2
D	ÜG	1	P	Kİ	2
E	R, ÜG	1, 1	Q	Kİ	1
F	KD, ÜG	1, 1	R	ÜG	1
G	M, ÜG	1, 1	S	Bİ	2
H	Hİ, ÜG	1, 1	T	ÜG	2
I	Bİ, ÜG	1, 1	U	ÜG	1
J	ÜY, ÜG	1, 1	V	ÜG	1
K	Bİ	2
L	ÜG	1

Projenin kısa süreli olması ve departmanlar arasında bir mutabakatın sağlanması proje için ayrı bir organizasyon yapısının kurulmasına gerek kalmadığını göstermektedir. Çünkü bu yapının kurulması da ayrı bir bütçe gerektirecek olup, ilgili departmanların ek insan gücüne ihtiyaç duyacakları da göz önüne alınırsa maliyetler beklenenin oldukça üzerine çıkacaktır.

  

7.     Proje İletişim Yönetimi

Projenin işler şekilde ilerleyebilmesi için ilgili departmanlar arasında koordinasyonun sağlanması ve iş takibin yakından yapılması gerekmektedir. Hatta ürün geliştirme bölümünden birinin projenin gelişimi hakkında diğer bölümlerin temsilcileri ile haftalık toplantılar yapması veya kullanılan iletişim programı ile rutin bilgiler alması uygun olacaktır (Information distribution). Hatta tüm birimlerin erişiminin sağlandığı intranette bulunan proje planının anlık güncellenmesi gerekecektir (communications planning ).

8.     Proje Risk Yönetimi

İşletme, projeye devam edilirken karşılaşabileceği tüm operasyonel, hukuksal, sistemsel riskleri hesaba katmalıdır. O sebeple yapılan proje zaman planlaması bu tür riskleri veya kontrol edilemeyen gecikmeleri de içerecek şekilde yapılmalıdır. Aktivitelerin belirtilen zamanlarda gerçekleştirilememesi, projenin tamamının zamanında bitirilememesi anlamına gelebilecektir (Integrated Change Control). O sebeple aşağıdaki tabloda aktivitelerin belirtilen zamanda veya istenen kalitede bitirilememeleri hakkındaki risk analizi yapılmaktadır.

Tablo-5 Aktivite Riskleri

Aktivite	Risk	Aktivite	Risk	Aktivite	Risk
A	Orta Düşük	I	Orta	Q	Orta
B	Orta Düşük	J	Orta Yüksek	R	Orta Düşük
C	Düşük	K	Yüksek	S	Düşük
D	Düşük	L	Düşük	T	Düşük
E	Orta Yüksek	M	Orta Yüksek	U	Düşük
F	Orta	N	Orta	V	Düşük
G	Orta	O	Orta
H	Orta Yüksek	P	Orta

Yukarıdaki tablodan da anlaşılabileceği gibi direkt olarak ürün geliştirme bölümü kontrolü altında olmayan tüm faaliyetlerin genellikle orta veya yüksek risk altında olduğunu söyleyebiliriz. Bu risklerin azaltılabilmesi hatta ortadan kalıdırılabilmesinin en doğru yolu aktivitelerin yakından takip edilmesinin sağlanmasıdır ve kaydedilen ilerlemelerin proje planına işlenmesidir . Ürün geliştirme bölümü diğer departmanların sorumluluğunda bulunan işleri, bunların gelişimini ve çıktıların durumunu kontrol etmek durumundadır.

9.     Proje Satın Alma Yönetimi

Proje yönetiminin son süreci olan proje tedarik veya satın alma sürecinde her aktivite için gereken satın almalarının belirlenmesi gerekmektedir. Bununla ilgili tablo da aşağıda gösterilmiştir (procurement).

Tablo-6 Aktivitelerin Beklenen Sonuçları

Aktivite	Tedarik	Aktivite	Tedarik
A	-	M	Reklam ajansından yardım alınacaktır. Reklam ajansının sağladığı fikirler kullanılarak kampanya için en iyi fikir üstünde karar kılmak gerekecektir.
B	Anket çalışması yapan bir firma ile çalışılabilir.	N	-
C	-	O	Matbaa veya reklam ajansının anlaşmalı olduğu bir basım evi kullanılacaktır.
D	-	P	Dağıtım hizmeti sağlayan bir firmadan yardım alınabilir.
E	-	Q	Medya planı reklam ajansı ile birlikte yapılmalıdır.
F	-	R	-
G	-	S	Bilgi işlemin internet sitesi için çalıştığı firmadan yardım alıacaktır.
H	-	T	Eğitim salonunun kiralanması, eğitim materyallerinin hazırlanması gerekmektedir.
I	-	U	-
J	-	V	-
K	Danışmanlık alınabilir. Program sağlayıcıdan hizmet alınabilir.
L	-

---

[1] Kİ: Kurumsal İletişim, ÜG: Ürün Geliştirme, Bİ: Bilgi İşlem, R: Risk Yönetimi, KD:Kredi Değerlendirme, M:Muhasebe, Hİ:Hukuk İşleri, ÜY: Üst Yönetim.

[2] Departman bazında sırasıyla belirtilmiştir.