28 Aralık 2014 Pazar

Gençlere Tavsiyeler


Kıymetli okuyucular, daha doğrusu kıymetli gençler desem daha doğru olur, bugün sizlere 15 yıllık iş hayatımda edindiğim tecrübeler ile bazı naçizane tavsiyeler paylaşacağım. Bu yazıyı yazmak aklıma çok değerli bir hocamın kendi üniversitelerine beni davet edip akabinde öğrencilere tavsiyelerde bulunmamı istemesiyle geldi. 15 yıl öncesine dönüp ben acaba nasıl hissediyordum, hayata nasıl bakıyordum diye düşünerek genç arkadaşlarımın özellikle ne tür tavsiyelere ihtiyaç duyacağını tespit etmeye çalıştım. Bunları da birkaç başlık halinde sizler ile paylaşıyorum:

1-      Uzun dönemli bir planlamacı olun

Bir düşünür plan hiçbir şeydir ama planlama her şeydir demiş. Bu şu demek ortamın şartlarına gore sürekli içinde bulunduğunuz durumu analiz edip ileriye dönük kısa ve uzun dönemli planlar yapın. Bunu tüm hayatınıza adapte edin. Sadece iş hayatınız olarak düşünmeyin. Örneğin eve giderken ne yiyeceğinizden ne zaman duş alacağınıza kadar her zaman bir planınız olsun. Bir yere araba ile giderken aracınızın hızına göre ne zaman varmak istediğiniz yere varabileceğinizi düşünün. Bu tarz bir yaşam sizin her zaman düşünmenize, analiz yapmanıza ve problem çözmenize sebep olur. Bunu iş hayatınıza yorumladığınızda ise ne zaman hangi pozisyona gelebileceğinize dair bir öngörünüz olsun. Bu ortam oluşmaz ise B ve C planlarınız da her zaman hazır olsun. Elbette ileride bu planlar değişebilir ama bu sizin bugünden kendinizi iyi hissetmenizi sağlar.

2-      Zamanınızı iyi yöneterek verimli çalışın ve yaşayın

Hayatınızda kaybedecek en önemli varlığınız zamanınızdır. Hiçbir zaman geri gelmeyeceğine ve bir save as tuşu ile kaldığınız yerden başlamak mümkün olmayacağına göre zamanı yönetmeyi öğrenmelisiniz. Bunu sadece iş hayatınızda yapmayın. Örneğin eve geldiğinizde yemek yiyecek, duş alacak ve çay içecekseniz, eve gelince yemeğin altını yakıp veya mikrodalgaya yemeğinizi koyup öyle duşa girin. Duştan çıktığınızda ise çayınızın altını yakıp yemeğinizi yemeğe başlayın. Bu bile size ne kadar zaman kazandırır düşünebiliyor musunuz? Ya trafikte kaybettiğimiz zamanlar? Burada seçenek sizin isterseniz facebookta 15 dk da bir check in yapın ya da daha önce indirdiğiniz ve gelişiminize katkı sağlayacak bir video serisini izleyin, ya da bir e-kitap okuyun ya da sesli kitap dinleyin. Burada tercih sizin.

3-      Farklı olun ve fark edilin

Kıymetli gençler, farklı olmaktaki kastım uzun saçlı olmak, yırtık pantolon giymek değil. Bundaki amacım yetenek, bilgi, iletişim veya diğer önemli bir konuda farklı bir duruşunuzun olmasıdır. Örneğin bilgisayar programcısı iseniz gelecekte önemli olmasını beklediğiniz bir programı bugünden öğrenin. Örneğin geleceğin Apple’da olduğunu düşünüyorsanız iyi bir IOS yazılımcısı olmaya çalışın. Siz iş aradığınızda işverenleri ikna etmeye çalışmayın bırakın onlar sizi ikna etmekle uğraşsınlar. Eğer bankacı olacaksanız veya bankada çalışmaya başladı iseniz bankacılıkta önemli olan belgeleri veya sertifikaları alın. Mesela SPK’nın birçok lisanslaması var onları alın ve farklı olun. Ben İngilizce biliyorum demeye kalmayın, TOEFL alın ve bunu ispat edin. Bazen herkes Mersin’e giderken siz tersine gidin.

4-      Pozitif olun ve gayret edin

Zorluklar ile karşılaşacaksınız, bu hayatın bir cilvesidir. Bu zorulukların işinizin bir sonucu olduğunu ve kaçınılmasının mümkün olmadığını kabul edin. Zor insanlar, zor görevler, zor mesailer, zor ulaşım şartları vb. bunların hepsine karşı olumlu bakın, bunların sizi geliştirmek noktasında birer vesile olduğunu unutmayın. Kariyerinizin alt basamaklarında karşılaşacağınız ufak zorluklar ileride yaşayacağınız büyük zorlukların birer alıştırmasıdır. Zorlukların yanında çok çalışmak zorunda olmak da kötü bir şey değildir. İnsanın en mutlu olduğu an bence yoğun geçirdiği bir günün ardından evine gidip yattığında o gün birçok işi bitirdiği ve aldığı maaşı hak ettiğini yaşadığı andır. Hep bu anın size nasıl keyif verdiğini düşünün.

Elbette başka tavsiyelerim de var ama ilk aşamada aklıma gelenler bunlar ve eminim bunlar bile yeterlidir. Bu yazdıklarını herkes okuyacak ve sonuçta herkes bunları uygulayacak, o zaman bizim ne özelliğimiz kaldı demeyin. Emin olun bu yazdıklarımın doğru olduğunu okuyucuların %50’si kabul edecek, bunların içinden %10’u bunları uygulamaya başlayacak, sadece %2-3’ü bunu bir hayat tarzı haline getirecektir. İşte bu %2-3’e giren siz olun!

15 Aralık 2014 Pazartesi

KOSGEB kredileri incelemesi

KOSGEB, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme İdaresi Başkanlığı, ülkemizdeki KOBİ’lerin daha fazla rekabet etmesi ve KOBİ’lerin ihracat, Ar-Ge, kurumsallaşma gibi konularda kapasitelerinin artırılması amacıyla kurulmuş bir kurumdur. Ülkemizdeki KOBİ’lerin uluslararası ticarette pazar payı sahibi olmasını hedefleyen, KOBİ ve girişimcilik politikalarının belirlenmesinde etkin, girişimcilik kültürünü yaygınlaştırmaya yönelik nitelikli hizmet ve destekler sunarak, KOBİ’lerin ekonomik ve sosyal kalkınmadaki paylarını artırmak kuruluş ilkeleri arasındadır. Tüzel kişiliğe haiz olan KOSGEB, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na bağlıdır.




KOBİ’lerin desteklerden istifade edebilmesi için kanuni KOBİ tanımını sağlıyor olması ve KOSGEB veri tabanına kaydolması gerekmektedir. KOSGEB kendi veri tabanında kayıtlı işletmelerin birden fazla projesini inceleyip onaylayabilir. İşletme gerektiğinde birden fazla destek programına başvurup hak kazanabilir. Başvurusu kabul edilen girişimci için destek ödemeleri, işletmenin talep ettiği destek kapsamında, yapmış olduğu harcamalara ilişkin fatura, fatura yerine geçen belge tutarının ödendiğini gösterir banka dekontu, tahsilat makbuzu vb. belgeleri KOSGEB Hizmet Merkezine ibrazından sonra, esas tutar üzerinden işletmeye ödeme yapılır. 

 

Dokuz çeşit KOSGEB desteği mevcuttur;


KOBİ Proje Destek Programı

Tematik Proje Destek Programı

İşbirliği Güçbirliği Destek Programı

AR-GE, İnovasyon ve Endüstriyel Uygulama Destek Programı

Genel Destek Programı

Girişimcilik Destek Programı

Gelişen İşletmeler Piyasası Kobi Destek Programı

Kredi Faiz Desteği

Laboratuvar Hizmetleri



Banka olarak, Kredi Faiz Desteği ve ayrıca KOSGEBin finansman duyurusu olarak kamuya bildirdiği Eş Finansman Kredi Programı ile işletmelere finansman desteği verebiliriz. Diğer destek çeşitleri geri ödemesiz ya da kısmen geri ödemeli kısmen geri ödemesiz olduğu için kurum işletmelere kendi fon sağlamış oluyor ve projeler desteklenirken banka gibi aracı bir kuruma ihtiyaç hâsıl olmuyor.




Kredi Faiz Desteği: Kurum bu destek programı ile küçük ve orta ölçekli işletmelere uygun koşullarda finansal destek sağlayarak; işletmelerin üretim ve kalite standartlarını artırmalarını, finansman sorunlarının çözümünü, istihdam yaratmalarını, uluslararası düzeyde rekabet etmelerini hedefliyor. Destek, 2008 yılı Mayıs ayında Bakanlar Kurulu Kararı ile yeniden düzenlenmiştir. Bu düzenleme ile Türkiyede faaliyette bulunan kamu bankaları, özel bankalar, katılım bankaları ile protokoller yapılmış ve KOBİ’lere kullandırılacak kredilerin faiz/kâr payı, komisyon vb. giderlerinin program türüne göre kısmen ya da tamamen karşılanması şeklinde sürdürülmesi kararlaştırılmıştır. Bu destek, anapara riski bankaya ait olmak kaydıyla, yatırım, işletme sermayesi ve ihracata yönelik Türk Lirası veya döviz cinsinden nakdi ya da gayri nakdi kredilerin, faiz/kâr payı, komisyon gibi tutarlarının kısmen veya tamamının KOSGEB tarafından, diğer masrafların (Vergi yükümlülükleri, dosya masrafları vb.) işletme tarafından karşılanması suretiyle yürütülür. Belirli dönemlerde açılan bu destek için her seferinde bankalara duyuru gelmekte ve katılmak isteyen bankalar ihale usulü şeklinde kuruma belirledikleri kullandırım oranları bildirerek katılmaktadırlar. KOSGEB bu oranları inceledikten sonra bankalara geri dönüş yapar. Belirlenen oranlar üzerinden devam etmek isteyen bankalar kurum ile anlaşma imzalayarak süreci başlatırlar. Kurum, Kredi Faiz Desteğinin vadesini azami 48 ay, üst limitini de işletme başına 300.000 TL olarak belirlemiştir.




Eş Finansman Kredi Programı: Bu programın amacı; KOBİ Proje Destek, Tematik Proje Destek, İşbirliği-Güçbirliği Destek, AR-GE İnovasyon ve Endüstriyel Uygulama Destek, Girişimcilik Destek programlarına başvuran, başvurusu kurum tarafından kabul edilerek desteklenmesi hususu karara bağlanan işletmelerin, finansmana erişimlerini kolaylaştırmak ve projelerini iş planında belirtilen zamanda tamamlamalarına yardımcı olmaktır. Bu programa dâhil olmayı kabul etmiş banklara başvuran işletmelerin, imzalanan protokol gereğince, 2014 yılı Eylül-Aralık faiz/kâr payı oranı %1 olarak belirlenmiştir. Her dört aylık dönemlerde yeni oran, bankalar tarafından teklif alınarak belirlenir ve protokol imzalamış bankalar eğer katılmak istemezlerse o dönem için bu uygulamadan ayrı tutulabilir. Banka işletmelerden gelen talebin ne kadarına fon kullandırım yapacağına kendisi karar verir.

Hazırlayan: Yusuf Selim Alan

Yönetim bir Bilim mi bir Sanat mı?


Yönetim bilindiği gibi en basit tabiri ile bir başkası üzerinden iş görmek demektir. Bir başkası üzerinden iş görene yönetici, işin gereğini yerine getirene de ast veya yönetilen denir. Standart bir organizasyonda üstler verdikleri talimatlar ile içinde bulundukları organizasyonun kendi paylarına düşen hedeflerini yerine getirmeye çalışırlar. Bu şekilde de her bölümün hedefi bir araya getirilerek en tepede kurumun hedefi gerçekleştirilmeye çalışılır.

 

Peki yöneticiler bu hedefleri yerine getirirlerken ne tür davranışlar içinde olmalıdırlar? Öncelikle bu soruya yanıt vermek için yöneticilerin nelere ihtiyaç duyduğunu anlamak gerekir. En başta yöneticilik özelliklerinin geliştirilmesi gerektiğinden bahsedebiliriz. Peki yöneticilik geliştirilebilir bir şey midir? Bu sorunun cevabı elbette evettir. Yalnız burada çok önemli bir ayrımdan bahsetmek gerekir. Yönetim bir bilim midir, yoksa bir sanat mıdır? Eğer bir bilim ise bunun fiziki ve doğal evrenin yapısının ve hareketlerinin birtakım yöntemler (deney, düşünce ve/veya gözlemler) aracılığıyla sistematik bir şekilde incelenmesini de kapsayan entelektüel ve pratik çalışmalar bütünü olduğunu kabul etmek gerekir. Bu durumda yapılacak araştırmalar ile ulaşılan sonuçlar uygulamalı olarak başka yönetim tecrübelerine de yansıtılabilecek ve insanlar bu sonuçları kendileri de başka yerlerde veya organizasyonlarda kullanabileceklerdir. Yönetimin bilim tarafı olduğunu buradan anlayabiliriz. Çünkü yönetim sahası içine giren iş, insan, organizasyon gibi olgular çeşitli yöntemler ile araştırmalara konu edilebilmektedir. Örneğin insanların motivasyonları üzerine bir analiz gerçekleştirilebilmekte ve bunun sonuçlarına göre hareket tarzları geliştirilebilmektedir.

 

Öbür taraftan yönetimin bir de sanat tarafından bahsetmek gerekmektedir. Sanat en genel anlamıyla, yaratıcılığın veya hayal gücünün ifadesi olarak anlaşılır. Sanatçı da bu hayal gücünü ortaya koymaya ve somut bir çıktı oluşturmaya gayret eden insana denir. Peki yönetimin sanat tarafı var mıdır? Bunun cevabı da elbette evettir. Çünkü yönetici neyi neden yapacağını bilim tarafı ile öğrenebilir yalnız kararı ne zaman ve nasıl alacağını sanatçı kimliği ile alır. Bu anlamda yönetici bir karar alacaksa bunu organizasyonuna benimsetmesi tamamen kendi kişisel yöntemleri ile ilgilidir. Eğer bir organizasyonda yapılan bilimsel çalışmalar ile organizasyon yapısı değişmesi uygun görülmüşse bunu hangi zamanda ve nasıl yapacağına karar vermek yöneticinin tecrübeleri, hayat görüşü, hayal dünyası ve yaratıcılığı ile ilgilidir.

 

Yönetimin bilim ve sanat tarafından bahsettikten sonra kısaca bunları değerlendirebiliriz. Bilim tarafında yapılacak araştırmalar sonucu ortamın daha iyi anlaşılması, insanların daha etkin çalışmasının önündeki engellerin belirlenmesi, organizasyonun geleceğe daha güçlü taşınması ile ilgili faktörlerin ortaya çıkartılması pek zor olmayacaktır. Bu durumda yöneticiye düşen bilimsel araştırmalara inanmak, bütçe ayırmak ve gereken önemi vermektir. Daha da önemlisi bunların sonuçları ile amel etmektir. Bundan yıllar önce doğru olan bazı konular bugün geçerliliğini yitirmiş olabilir.

 

Sanat tarafında ise yöneticinin kendini kişisel özellikler kapsamında geliştirmesi gerekir. Burada karizma kavramına da değinmek yerinde olur. Birçok insana göre karizma doğuştan kazanılan bir yetenektir. Bana göre de büyük ölçüde öyledir. Yalnız karizma tavır ve davranışların ve bilgi birikiminin de bir sonucu olduğuna göre bu geliştirilebilir demektir. Öbür taraftan fiziki özelliklere de bağımlı bir konu olduğundan gelişmesi belli ölçülerde sınırlıdır. Bu da her insanın belli ölçülerde avantajları veya dezavantajları olduğu gerçeğini gösterir. Yalnız hiçbir insan tamamen avantajlı veya tamamen dezavantajlı değildir. Örneğin geçmişin büyük liderlerinin; I. Napolyon, Atatürk, Turgut Özal vb. kısa boylu olduklarını düşündüğümüzde bu insanların karizmalarının olmadığını kimse iddia edemez. Yönetimin sanat tarafı da yöneticinin karizmasını sağlayan özelliklerinden faydalanıp insanlara bir işi nasıl yapmaları gerektiğini aktarması olarak düşünülebilir. Burada karşıdakinin psikolojik ihtiyaçları belirlenmeli, ona göre doğru bir iletişim kurulmalıdır. İş görenlerin değerli birer insan olduğu gerçeğinden hareketle onlarla samimi, dostane ve yapıcı bir iş birliği kurulmalıdır.

Sonuç olarak yönetim hem bilim hem de sanattır. Bazı yöneticiler için bilim tarafı ağır basarken bazıları için sanat tarafı ağır basar. Önemli olan yöneticinin kendini tanıması ve ona göre bir yönetim tarzı belirlemesidir.

11 Aralık 2014 Perşembe

ERP Sistemlerinin Genel Değerlendirmesi: Türkiye Uygulaması




ERP sistemleri hem işletmelere ciddi faydalar sağlamakta hem de bir çok olumsuz etkide de bulunmaktadır. Bu konuda yaşanan başarısızlıklar düşünüldüğünde işletmelerin özellikle dikkat etmesi gereken üç ana unsur aşağıda gösterilmektedir (Akça, 2008):

·         Yazılım: Düşünülenin tersine başarıda en az katkı yazılım unsurundadır. Yazılım arayışına giren her firma, zaten pazarda en iyi yazılımlara çok çabuk ulaşmaktadır. Büyük ölçekli bir firmanın küçük bir firmaya göre maliyet kısıtı olmadığı düşünüldüğünde karşısına çıkan bu yazılımlar içerisinden kendisi için en uygun olanı seçmesi zor olmayacak ve bu yazılımlar arasından yanlış tercih yapıyor olsa bile bundan olumsuz etkilenmeyecektir.

·         Yerel destek: Yazılımın yerli mevzuata uygunluğu ve yerel danışmanlık desteği anlamına gelmektdir. Seçilecek yazılım dünya pazarında her ne kadar iyi konumda olursa olsun, yerel mevzuata uygun değil ise harcanacak tüm emek boşa gidecektir. İncelenen yazılımların bu konuda bağımsız danışmanlık şirketlerinden aldıkları yerel mevzuata uygunluk sertifikalarının talep edilmesi bu riski azaltacaktır.

·         Implementasyon (Uygulamaya alma): İşletmenin ERP uygulamasını kendi sistemine adapte etmesi, personeli eğitmesi ve işletme içinden gelen tüm direnci yenmesi anlamına gelmektedir. Yazılımların kapsamlı ve esnek hale gelmesi implementasyonlarını da kompleks hale getirmektedir. Böylece geçmiş yılların tersine artık ERP sistemleri danışman şirket desteği olmaksızın hayata geçirilemez uygulamalar haline gelmişlerdir. Ancak implementasyon sonrası firma içerisinde gerekli bilgi birikimi oluşunca dış kaynak ihtiyacı en aza indirilebilir. İncelenen yazılımı sunan firmanın yurt içinde kaç danışman veya çözüm ortağı, dolayısı ile kaç başarılı implementasyona sahip olduğu verilecek kararda belirleyici olmalıdır.

 

Görüldüğü gibi ERP sistemleri işletmelerin hayatını kolaylaştıracak gibi görünse de öncelikle ciddi ve safhalara ayrılmış bir yoldan geçmeleri gerekmektedir. Ayrıca yukarıda belirtilen işlemler uygun şekilde gerçekleştirilse bile bu aşamalardan sonra işletme faaliyetlerini geliştirdiğinde veya büyüttüğünde ERP sisteminin de bunu desteklediğinden emin olmalıdır. İşte bu noktada 1990’lı yıllarda ERP fırtınasına yakalanmış bir çok KOBİ daha sonraları bu sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. Bugün birçok KOBİ ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır (Microsoft, 2008).

 
Ülkemizde ERP sistemlerinin ne ölçüde yararlı olduğundan bahsetmeden önce bu konuda yapılmış olan araştırmalardan bahsetmek yerinde olacaktır. Ülkemizde yapılan ve bir çok işletmede uygulanan anket çalışmasına göre aşağıdaki bilgiler edinilmiştir (Yegül, Toklu, 2004):

·         ERP sistemi kuran işletmelerin başlıca beklentileri; iş süreçlerinde iyileşme, iş süreçleri arası koordinasyonun sağlanması, operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişme, teknoloji altyapısını tek sistem altında toplama ve iş sistemlerinin basitleştirilmesi olarak görülmektedir.

·         İşletmeler ERP kurmaya karar verdikten ortalama 23 ay, kuruluma başladıktan sonra da ortalama 16 ay içerisinde kurulumu tamamlamaktadırlar. Buradan çıkan bir diğer sonuç da firmaların ERP kurmaya karar verdikten ortalama 7 ay sonra kuruluma başlamalarıdır.

·         İşletmeler en çok "Satın Alma" modülünü önemsedikleri (%92,3) ve bu modülün kurulmaya başlanmadığı kurum olmadığı görülmektedir. Bu modülü "Finans/Muhasebe" ve "Satış" modülleri takip etmektedir.

·         İşletmeler ERP sistemi için; modüllerin %93 oranında hazır bir ERP paketinin parçası olduğunu, %3 oranında bir yazılım firmasına özel olarak yaptırıldığını ve %4 oranında da firmanın kendisi tarafından üretildiğini ifade etmektedirler.

·         ERP maliyetlerine bakıldığında da aşağıdaki tablo ile karşılaşılmaktadır. Buna göre ülkemizde en büyük maliyet yazılım ile donanımda oluşurken ABD’de en yüksek harcamalar danışmanlık hizmetlerine verilmektedir.

 
Tablo 1. ERP Maliyetleri’nin Dağılımı

Maliyet Kalemi
Türkiye
ABD
Yazılım
42,3%
15,0%
Donanım
24,0%
25,0%
Danışmanlık
14,3%
30,0%
Uygulama
11,3%
15,0%
Eğitim
6,4%
15,0%
Diğer
1,7%
0,0%
Toplam
100,0%
100,0%

 

·         Diğer bulgulara bakıldığında, ERP'nin işletmelerin %54’inde stok seviyesini azalttığı, yine %54’de de işletme maliyetlerini aşağıya çektiği anlaşılmıştır. Ayrıca işletmelerin %84’ü ERP nin doğru karar vermelerinde etkili olduğunu belirtmişlerdir.

·         Son olarak da işletmeler ERP’nin olumsuzlukları olarak sırası ile şu hususları belirtmişlerdir; Kullanımı karmaşık, kurulumu çok pahalı, sorun oluştuğunda gidermek zor, sistemi işletmek pahalıdır, kullanıcılarda hata yapma korkusu ve iş üzerine manuel kontrolün azalması bu hususlardan ileri gelenlerdir.

 

Görüldüğü gibi ülkemizde ERP konusunda yapılan bu araştırma genelde olumlu sonuçlar ortaya koymaktadır. Fakat özellikle maliyetlerin yüksek oluşu bir çok işletme tarafından dile getirilmiş olup halen çözülmesi gereken bir problem olarak karşımızda durmaktadır. Her ne kadar ERP sistemleri ilk ortaya çıktığındaki gibi sadece büyük işletmeler tarafından  tercih ediliyor olmasa da KOBİ ler için bu yazılımları satın almak ve işletmek oldukça maliyetli halde bulunmaktadır. Ayrıca bazı işletmeler için bu boyuttaki sistemler gereksiz ölçüde detaylı da bulunmaktadır.

 

ERP sisteminin artıları ve eksilerini tekrar düşündüğümüzde aşağıdaki çıkarımlara gidebiliriz. Öncelikle dikkat edilmesi gereken unsurların yeterince ciddi uygulanmaması boyutu ne olursa olsun tüm işletmelere zarar getirecektir. Yazılımları bulmak kolay olsa da bunu en az maliyette satın almak ve bunu kişiselleştirmek (işletmenin ihtiyaçlarına göre uyarlamak) kolay olmamaktadır. Bunlar yapılsa bile işletmenin faaliyet gösterdiği ülkede (hatta ülkeler arası faaliyet gösteriyorsa tüm ülkeleri düşünerek) var olan kurallar, yasalar, yönetmelikler ile sosyal ve kültürel çevre düşünülerek ERP sistemi belirtilen ülkeye de uyarlanmalıdır. Bu da oldukça yorucu ve riskli bir süreçtir. Bu konuda yardımcı olacak danışmanlık firmaları doğru seçilmeli ve işletmenin uygulamaya koyduğu ERP sisteminin tüm modülleri düşünülerek bu adaptasyon sağlamalıdır. Buna örnek vermek gerekirse, ERP sisteminin içinde bulunan muhasebe veya finansal kontrol modülü ülkenin muhasebe standartlarına uygun hareket etmelidir. Uygun şekilde finansal tabloları hazırlayabilmelidir. Bir başka örnek de pazarlama ve satış modülünden verilebilir. İşletme ürettiği ürünler için ambalajlama yaparken bunları mevcut ortamda geçerli bulunan tüketici kanununa uygun şekilde hazırlamalıdır. Tabii bu hususların hepsi ülkelerin kendilerine özgü düzenlemeleri olduğu için bir ülkeden başka bir ülkeye değişim gösterecektir. Bu da danışmanlık firmalarına (danışmanlık hizmeti yazılımın satın alındığı işletmeden de alınabilmektedir) olan ihtiyacı arttıracaktır.

 

Yukarıdaki aşamalar düzgün şekilde tamamlandıktan sonra en önemli aşama olan implementasyon safhasına geçilmektedir. Fakat bu aşamada işletmeden kaynaklanan bir çok problem ile uğraşmak gerekmektedir. Bunlardan en önemlilerinden bir tanesi, işletmede uzun zamandır çalışanların, mevcut işleyişlerini değiştirmek istememesidir. Bu problemin aşılması işletmede çalışanların yeniliğe ne kadar açık oluşları ile alakalıdır. Eğer işletmede çalışanlar genellikle az eğitimli ve uzun süredir organizasyonda çalışıyorlarsa bu değişimi kabullenmeleri yıllara dayanan bilgi birikimlerinin bir günde işe yaramaz hale geleceğinden korkmalarından dolayı oldukça güç olmaktadır. Bu sebeple üst yönetim tarafından özellikle bu insanların endişelerinin yersiz olduğu belirtilmeli ve ERP ile kendilerine ihtiyaç kalmayacağı değil hatta kendilerine olan ihtiyacın artacağı şeklinde bir yol izlenmeldir. Bu aslında doğru bir yaklaşımdır çünkü ERP öncesi işleyişi bilen ve ERP ile oluşan ortamı bir önceki ortam ile kıyaslayabilecek en iyi işgücü yine uzun zamandır organizasyonda faaliyet gösteren işgörenlerdir.

 

Implementasyon ile ilgili bir diğer önemli husus da yönetici seçimidir. İşletmeler ERP sistemine geçerlerken veya geçtikten sonra istihdam ettikleri yöneticileri de dikkatle seçmelidirler. Bu yöneticiler evvelce ERP hakkında bilgi almış olmaları gerekmektedir. Her ERP sistemi birbiri ile aynı olmasa da temelde mantığını bilen yöneticiler kuruma daha faydalı olacaklardır. Fakat özellikle maliyet kısıtı daha az olan büyük çaplı işletmeler için bu özelliklere uyan yönetici bulmak küçük işletmelere göre daha kolay olacaktır. Bu durumda KOBİ ler için bu husus ilk başta dikkat edilecek bir husus olmaktan çıkmakta ve KOBİ ler için ERP sistemi daha riskli hale gelmektedir.

 

Bazı işletmeler mevcut ortamda verimli olarak kullandığı bazı modülleri, özel iş akışlarını, uzun zamandır kullanılan ve verimliliği kanıtlanmış prosedürlerini ERP sistemine adapte etmek isteyeceklerdir. Fakat parametize edilmiş veri alanları dışında sistemin içine kodlanmış yazılımı değiştirme olanağı sınırlıdır. Her ne kadar mevcut ülkenin düzenlemelerine uygun hareket edilmesi için ERP sisteminde değişiklikler gerekiyor olsa da bunların tamamlanması bile bazı durumlarda ciddi vakit alabilmektedir. O sebeple işletme ERP sistemine geçmeye karar vermiş ise bunu mümkün olan en kısa zamanda yapmaya çalışacak ve bu süre zarfında faaliyet gösterilen ülkeye ait mevcut düzenlemelere ERP sistemini uyarlamak ile yetinebilecektir. Ayrıca ek olarak talep edilen her düzenleme (ekleme, düzeltme vb.) işletmeye ayrıca bir maliyet doğuracaktır.

 

ERP sistemi tarafından önerilen sistem her zaman işletmenin rekabet avantajına olumlu katkı yapmayabilir. Özellikle çalışanların ERP sistemine alışmaları için geçen zaman zarfında pazar dinamiklerinin değişmesi ve işletmenin bünyesini buna adapte edememesi riski her zaman canlı durmaktadır. Bir ERP sisteminin yukarıda belirtildiği gibi ortalama 2 yıla yakın bir sürede karar verildikten sonra kullanılmaya başlaması gerçekten uzun bir süre işletmenin odağını bu sistemin implementasyonuna çevirmesi anlamına gelmektedir. Bu da işletmenin enerjisinin önemli bir süre temel faaliyetlerinden belli ölçüde uzaklaşması anlamına gelebilecektir.

 

ERP sistemler kompleks sistemler oldukları için kullanımı da oldukça ciddi bir eğitim sonucu mümkün olabilecektir. Bu eğitimler de işletmenin her çalışanına kullandıkları veya ilgili oldukları modüllerin tanıtılmasını, workshoplar düzenlenmesini ve her departmandan seçilen yetenekli bireylerin özel tasarlanmış ofislerde sistemi test etmesini içeren uzun ve yorucu bir süreçtir. Evvelce de belirtildiği gibi bu bireyler asıl görevleri olan satış, pazarlama, üretim vb. faaliyetlerden uzaklaşacak ve bu süre zarfında işletmenin karlılığına olumlu bir katkı yapamayacaklardır. Bu husus da ERP sistemi maliyetine evvelki tabloda belirtilen kalemlere ek olarak fırsat maliyetinin de eklenmesi gerektiğini ortaya koymaktadır. Böylece ERP sistemi gerçek maliyeti finansal tablolarda gösterilenin her zaman daha üstünde olacaktır.
 
 
Yukarıda belirtilen tüm ERP implementasyonu sorunsuz tamamlansa bile, işletme ERP’yi verimli kullanamayabilir. Bunun sebebi tüm departmanların ortak bilgi akışının brer parçaları olması sonucu tek bir hatanın tüm sistemi etkileyebileceği gerçeğidir. Örneğin satın alma departmanının düzenleyeceği yanlış bir fatura finansal kontrol departmanınca finansal raporlara geçirilip hem işletme ortaklarını hem de yatırımcılar ile kredi sağlayanları yanlış bilgilendirebilmektedir. Bu sebeple işletme içi denetim mekanizması oldukça önemli hale gelmektedir. Bu da büyük işletmelerde mümkün iken KOBİ ler de gereğince önem görmemektedir.


ERP Sistemlerinin Olumlu ve Olumsuz Özellikleri




ERP’nin bir işletmeye ne sunduğunu göstermek amacıyla içindeki modüller hakkında bilgi verilmeye çalışılacaktır. Her ne kadar ERP modülleri; satış, satınalma, muhasebe, üretim, mühendislik yönetimi, proje yönetimi, depo yönetimi, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi, kalite yönetimi, döküman yönetimi sistemi, bakım yönetimi, business modelleri (Netsis, 2008) gibi bir çok alt modül halinde sınıflandırılsa da bu aşamada sadece en yaygın olarak kullanılan stok yönetimi ve üretim, satınalma, satış-dağıtım ve malzeme gereksinim planlama modülleri hakkında aşağıda bilgi verilmektedir (Özkan, 2008):

·         Stok yönetimi ve üretim modülü: İşletme için satın alınan malzemelerin depolara girmesinden, müşteriye mamul olarak satılmasına kadar olan, stok ile ilgili süreçleri kapsamaktadır. Şirketin farklı amaçlarda (ana depo, hurda depo, emanet depo, red depo vb.) depoları ve depolar arası hiyerarşileri olabilir. Her depo da lokasyon, ranza/göz vb. nitelikler bazında birbirinden farklı özelliklere sahip olabilir. Tüm bu tanımlamalar, istenilen esneklikte ERP ile birlikte sağlanan sistem tarafından yapılabilmektedir.

·         Satınalma modülü: İşletmeye departmanlardan ya da malzeme ihtiyaç planlamasından otomasyona dahil olarak gelen taleplerin saptanıp, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması sürecini kapsamaktadır. Belirtilen bu işlemler otomatik olarak gerçekleşmekte olup, belirtilen parametreler ile stok miktarı belli bir miktarın altına düştüğünde tedarikçiler anında uyarılabilmektedirler. JIT sisteminin ileri bir aşaması olarak nitelendirilecek bu sistem sayesinde üretim kesintisiz olarak devam etmektedir.

·         Satış-dağıtım modülü: Müşterinin işletmeye olan mamul siparişlerinin alınıp, üretimden sonra teslimine kadar olan süreci kapsamaktadır. Satış-dağıtım; bilgi sisteminin yapısı, şirketlerin iş alanları, bulundukları coğrafi yayılım, ürün çeşitleri vb. kriterlere göre değişiklik gösterebilirler. Örneğin bir şirket diğerlerinden farklı olarak perakende satışa yönelik bir dağıtım kanalı oluşturmuşken, diğeri sadece toptan satış yapabilir. ERP ile sağlanan sistemler kullanıcıya, bu tanımlama esnekliğini göstermektedir.

·         Malzeme gereksinim planlaması modülü: Diğer tüm modüllerden gelen kompleks fakat birbirleri ile ilişkili bilgiden faydalanarak genel anlamda malzeme, miktar ve tarih bazlı gereksinim sonuçlarına ulaşır. Böylece işletmenin genel malzeme gereksinimi ortaya çıkartılabilmektedir.

 

Görüldüğü gibi önceki bölümde belirtilen ve ERP’nin tanımında da geçen işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştirmek, yukarıda anlatıldığı gibi çeşitli modüllerin bir arada çalışması ile gerçekleşmektedir.

 
Şirketin tutarlı bilgi ihtiyacını karşılayacak kurumsal bir kaynak oluşturmak, ilk denemede güncel ve güvenilir veriye ulaşmak, iş sistemlerini olabildiğince tek bir çatı altında bütünleştirmek bunların başlıcalarıdır. İşletmeleri ERP yazılımlarına yönelten diğer nedenler de aşağıda belirtilmektedir (Davenport, 2000):

·         Arka plandaki işlerin otomasyonu,

·         İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim sürecinin ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla servis kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyonel verimliliğin artırılması,

·         Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasındaki koordinasyon,

·         Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin sağlanması,

·         Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olmak,

·         Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı,

·         Stratejik işletme kararlarının iyileştirilebilmesi için veriye kolay erişim ihtiyacı,

·         İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,

·         Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi ve

·         İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme gereksinimi

 

Olarak sıralanabilir.

 

ERP yazılımına ihtiyaç duyulan nedenler listelendikten sonra bu yazılımların olumlu ve olumsuz özelliklerine değinmek gerekmektedir. Her teknolojik gelişimde olduğu gibi ERP sistemlerinin de olumlu ve olumsuz özellikleri bulunmaktadır. Microsoft’a göre komple bir ERP çözümü sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur. Bunlar aşağıda belirtilmektedir (Microsoft, 2008):

·         Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.  Bu sistemin parametrik olmasından ve esnekliğinden ileri gelmektedir.

·         Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılmaktadır. Bugün ihtiyaç duyulmayan bir özellik ilerleyen zamanlarda aktive edilerek kullanılabilecektir.

·         Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilmektedir.

·         Güvenlik: Özellikle endüstriyel casusluğa ve kurum içi operasyonel risklere karşı korunmayı sağlayan bir çok özellik ERP sistemlerinde bulunmaktadır.

 

ERP sistemleri, yukarıdaki olumlu yanlarının yanında bir çok olumsuz faktörü de bünyesinde barındırmaktadır. Bunlar da aşağıda belirtilmektedir:

·         Başarı işgücünün niteliği ve tecrübesine bağlıdır. Buna sistemin doğru bir şekilde nasıl çalışabileceği üzerine verilen eğitim de dahildir. Birçok işletme maliyetlerini düşürmek için eğitim bütçelerinde kısıntılar yapmaktadır. Küçük özel işletmelerde genellikle ERP sistemleri, konu ile ilgili yeterli bilgisi olmayan kişiler tarafından kullanılmaktadır.

·         Şirketler, kullanılan ERP sistemi ile ilgili yeterli eğitimi olmayan yeni bir yönetici işe alabilmektedir. İşe alınan çalışan iş konusu ile mevcut ERP sistemi arasında bütünlük sağlayamayabilir.

·         Bir ERP sistemini mevcut şirkete göre kişiselleştirme imkanı sınırlıdır. Bazı sistemlerdeki kişiselleştirmeler, ERP sisteminin yapısını değiştirebilir, ancak çoğu sistem genelde buna izin vermez.

·         ERP sistemi tarafından önerilen, sanayi standartındaki bir re-engineering işlemi, şirketin rekabet gücü avantajının kaybına yol açabilir.

·         ERP sistemi oluşturmak çok pahalı olabilir. Küçük şirketler için 500.000 USD dan başladığı, büyük şirketler içinse bunun 15 milyon USD a kadar çıkabildiği gözlenmiştir (Bayraktar, Efe, 2008).

·         ERP sistemleri genellikle özel iş akışları ve iş alanlarına adapte edilmesi zor sistemleridir. Bu da şirketlerin çeşitli kayıplarının ana kaynağıdır.

·         Sistemlerin kullanımı kolay değildir.

·         Sistemi verimsiz ya da iyi kullanamayan bir departman ya da kullanıcı, diğer departmanları veya kullanıcıları da olumsuz şekilde etkileyebilir.

·         İşletme sınırlarındaki belirsizlik, muhasabe işlemleri, güvenilirlik ve çalışan morali gibi konularda sorunlara yolaçabilir.

·         Departmanlar arasındaki hassas iç bilgilerin paylaşılması zorluğu nedeniyle, yazılımın verimliliği azalabilir.
Departmanlarda çeşitli eski sistemlerin yarattığı uyum sorunları sıklıkla ortaya çıkmaktadır.

Kaynak:

Microsoft. (2008): “ERP’nin Avantajları ”, http://www.microsoft.com/turkiye/dynamics/erp/erp_nedir.mspx 

Özkan M. (2008): “ERP Sistemlerine Farklı Bir Bakış” http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=56

Davenport, T.H. (2000): Mission Critical: Realizing The Promise of Enterprise

Systems, Boston MA: Harvard Business School Press,