ERP Nedir?

Günümüzde birçok işletme rekabette avantaj elde edebilmek adına diğer işletmelerle olan ilişkilerini gözden geçirmektedir. Sistem yaklaşımında açık bir sistem olarak tanımlanan bir işletmenin sadece müşterilerinden ve tedarikçilerinden değil, iç çevre olarak adlandırılan çalışanları ve dış çevre olarak kabul edilen toplum, kültür, politika (devlet) ve diğer dış faktörlerin de etkisi altında olduğu görülebilmektedir. Bu nedenle ilişkiler daha detaylı tanımlanmalı ve belli bir sistematik düzen içerisine oturtulmalıdır.

 

Her alanda olduğu gibi üretim ve tedarik süreci alanında da geçmişten bugüne önemli yol alındığı bir gerçektir. Fakat her geçen gün özellikle tedarikle ve işletmenin kaynaklarının planlaması ilgili teknolojilerde gelişmeler olmakta ve işletmeler bunları takip etmek için büyük kaynaklar seferber etmektedirler. Burada yapılması gereken, müşterilerin ne istediği sorusunun cevabına göre kurum dışı (tedarikçilerle, çalışanlarla, toplumla) ve kurum içi ilişkilerin düzenlenmesidir. Bu düzenleme hem müşteri tatminini sağlayacak hem de işletmeye piyasada farklılık yaratacaktır.

 

Görüldüğü gibi işletmeler sadece üretim ve tedarik mekanizmalarını değil ayrıca diğer tüm fonksiyonlarını da düzenlemeye ve bütünleştirme yoluna gitmeye başlamışlardır. İşte bu ihtiyaç ile meydana gelen ERP yaklaşımı ve bunun sonucu geliştirilen sistemlerin işletme bünyesine uygulanabilirliği bu yazımızın konusunu oluşturmaktadır.

 

ERP terimi İngilizce “Enterprise Resource Planning” kavramından ortaya çıkmaktadır. Bunu Türkçe’ye çevirdiğimizde de “Kurumsal Kaynak Planlama” terimi ile karşılaşmaktayız. İsminden anlaşıldığı gibi işletmenin kaynaklarının planlanması amaçlanmaktadır.  Bu kavramı daha geniş tanımladığımızda “işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel ad” olduğunu görmekteyiz (IAS, 2008).

 

ERP bir işletmenin tüm bölümlerini tek bir bilgisayar sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımını sağlamaktadır. Bu ortak bilgi sistemi sayesinde, ihtiyaç duyulan tüm bilgiler bir veritabanında kurumsal çalışanların hizmetine sunulmaktadır. Aşağıda da bir örnekte belirtildiği gibi klasik sistemde her departman kendi iş akışlarına uyumlu bilgisayar sistemleriyle çalışmaktadır. ERP bu farklılıkları bütünleşik bir yazılım mimarisiyle ve tek bir veritabanını kullanarak çalışacak şekilde birleştirerek operasyonel özellikleri ve ihtiyaçları farklı çok sayıda departmanın birbirleriyle iletişim halinde kolaylıkla bilgi paylaşımına imkan tanımaktadır.

 

Şekil 1. ERP Sistemi

ERP’nin gelişimine değindiğimizde de İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra ortaya çıkan bir çok kavramın ERP’nin bugüne gelmesinde etkili olduğunu ifade edebiliriz. Özellikle 1970’lerden sonra MRP (Material Resource Planning – Malzeme İhtiyaç Planlaması) ve JIT (Just in Time – Tam Zamanında Üretim) sistemleri bir çok işletmede kullanılmaya başlanmıştır. MRP ile birlikte, diğer tüm fonksiyonlardan gelen malzeme, müşteri, siparişler, stoklar vb. çok sayıda, kompleks ancak birbirleriyle ilişkili bilgilerden faydalanarak genel anlamda malzeme, miktar ve tarih bazlı planlara ulaşılmaya çalışılmıştır (Özkan, 2008). Bu sistem nihai ürünün; bir çok montajın, ara mamulün ve hammaddenin hiyerarşisinden oluştuğunu kabul etmektedir. Müşteri talepleri veya talep tahminleri şeklinde oluşturulan nihai ürün gereksinimleri geriye doğru izlenerek ne zaman ne kadar stok ihtiyacı olduğu ortaya çıkarılmaktadır (Martinich, 1997).

 

İlk aşamada malzeme ağaçları ve stokları kapsayan sistem gittikçe gelişerek 1980'li yıllarda üretim işletmelerinin üretim ile doğrudan ilintili faaliyetleri (satınalma, üretim planlama ve kontrol, muhasebe, stok yönetimi….) kapsar hale gelmiş ve üretim kaynakları planlaması yani MRP II (Manufacturing Resource Planning) adını almıştır (Ceyhan, 2005).

 

Diğer bir kavram olan JIT ise, 1970’li yıllarda Toyota tarafından geliştirilmiş ve sıfır hatayı sıfır stokla gerçekleştirmek üzerine üretim felsefesini kurmuş bir üretim yönetimi anlayışıdır (Kobu, 1996). Bu üretim anlayışı temelde envanter kontrolü üzerine kurulmuş olup, takım çalışması altında az miktarda malzemeyi tam olarak nerede ihtiyaç varsa oraya yönlendirmek için kullanılmaktadır (Rachman, Mescon, Bovee, Thill, 1990).

 

Tanımından ve işleyişinden özetle bahsedilen JIT ve MRP’nin, ERP’nin gelişmesinde ne ölçüde önemli olduğu rahatlıkla görülebilmektedir. İşte bu kavramların oluşturduğu bilgi düzeyi sayesinde sadece üretim ve tedarikin değil firma içinde farklı bölümler (pazarlama ve satış, üretim, finans ve muhasebe, teslimat vb.) tarafından yerine getirilen tüm faaliyetlerin kaynaklarının planlanması gerektiği de anlaşılmıştır.

 

Bu gelişimlerden sonra, 1990'lı yıllarda yönetim sistemleri yalnız üretim sektörünü değil tüm sektörleri (telekomünikasyon, perakande, medya, sağlık, kamu....) ve tüm faaliyet birimlerini (satış sonrası servis, bakım onarım, insan kaynakları, duran varlık yönetimi...) kapsar hale gelmiş ve ERP adını almıştır (Ceyhan, 2005).

 

Bu aşamadan sonra özellikle 2000'li yılların başında özellikle internet ve çağrı merkezleri kanallarını kullanarak işletme dışı unsurlarla da bütünleşen ERP sistemleri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) ve işletme zekası (BI) kavramlarını da kapsayarak ERP II konseptine genişlemiştir (Ceyhan, 2005).

 

2000 yılından bugüne geldiğimizde ise bir çok işletmenin ERP yazılımları hizmeti verdiklerini görmekteyiz. Bu işletmeler ve pazar payları 2002 itibarı ile SAP %22, Oracle %8, PeopleSoft %8, Sage %4, J.D.Edwards %3, Lawson %3, Navision %3, Great Plains/Solomon %3, Invensys (BaaN) %2 ve IFS %2’dir (Ceyhan, 2005).

 

Yukarıda bahsedilen gelişimi biraz daha açtığımızda nereden nereye gelindiği daha net anlaşılabilecektir. ERP den önce tüm fonksiyonların ortak bir sistem ekseninde hareket etmesi durumu ile karşılaşmaktayız. Ortak bir sistemde hareket etmenin önemi de ERP sistemlerinden önce yaşanan durumların yarattığı sıkıntılar ile ilgilidir. Bunu bir örnek ile ifade etmek istersek, ERP sistemlerinden önce, işletme departmanları kendi sistemlerine sahip durumdaydı. Örnek olarak, bir işletmedeki insan kaynakları departmanı, bordrolama departmanı ve muhasebe departmanının ortak işleyişinden söz edebiliriz. İnsan kaynakları departmanı kendi sisteminde, tüm departman bilgilerini ve bu departmanlarda çalışanların kişisel bilgilerini tutmakla görevliydi. Bordrolama departmanı ise maaş bordrosu bilgilerini hesaplar ve tutardı. Mali işler bölümü de işletmedeki mali işlemlerin kayıtlarını tutardı. Her sistem birbirine ortak veriler yollayarak iletişim içinde hareket ederdi. Bu sayede insan kaynakları bölümünden, bordrolama bölümüne; çalışanın numarası ve maaş bilgisini yollanır, bilgiler bordrolama sisteminde kontrol edildikten sonra maaş bordrosu kesilirdi. Mali işler departmanı ise çalışanların verileri ile ilgilenmez, sadece bordrolama departmanından yapılan, vergi, kesinti, işçi ücretleri vb. ödemelerle uğraşırdı. Departmanlar arasındaki bu sistem karışıklıklara yol açardı. ERP sistemleri ile bahsedilen bu sistemler birbirlerine bağlanmış ve bu tür karışıklıkların önüne geçilmiştir.

Kaynak:
Ceyhan, M. (2005): “Türkiye’de ERP ve Logo Business Solutions”, Marmara Üniversitesi Seminer Notları.

Martinich, J. S. (1997): Productions and Operations Management, USA: John Wiley and Sons Inc.

Rachman, D. J., Mescon M. H., Bovee, C.L., Thill, J. V. (1990): Business Today, USA: McGraw-Hill.