ERP Sistemlerinin Olumlu ve Olumsuz Özellikleri

ERP’nin bir işletmeye ne sunduğunu göstermek amacıyla içindeki modüller hakkında bilgi verilmeye çalışılacaktır. Her ne kadar ERP modülleri; satış, satınalma, muhasebe, üretim, mühendislik yönetimi, proje yönetimi, depo yönetimi, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi, kalite yönetimi, döküman yönetimi sistemi, bakım yönetimi, business modelleri (Netsis, 2008) gibi bir çok alt modül halinde sınıflandırılsa da bu aşamada sadece en yaygın olarak kullanılan stok yönetimi ve üretim, satınalma, satış-dağıtım ve malzeme gereksinim planlama modülleri hakkında aşağıda bilgi verilmektedir (Özkan, 2008):

·         Stok yönetimi ve üretim modülü: İşletme için satın alınan malzemelerin depolara girmesinden, müşteriye mamul olarak satılmasına kadar olan, stok ile ilgili süreçleri kapsamaktadır. Şirketin farklı amaçlarda (ana depo, hurda depo, emanet depo, red depo vb.) depoları ve depolar arası hiyerarşileri olabilir. Her depo da lokasyon, ranza/göz vb. nitelikler bazında birbirinden farklı özelliklere sahip olabilir. Tüm bu tanımlamalar, istenilen esneklikte ERP ile birlikte sağlanan sistem tarafından yapılabilmektedir.

·         Satınalma modülü: İşletmeye departmanlardan ya da malzeme ihtiyaç planlamasından otomasyona dahil olarak gelen taleplerin saptanıp, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması sürecini kapsamaktadır. Belirtilen bu işlemler otomatik olarak gerçekleşmekte olup, belirtilen parametreler ile stok miktarı belli bir miktarın altına düştüğünde tedarikçiler anında uyarılabilmektedirler. JIT sisteminin ileri bir aşaması olarak nitelendirilecek bu sistem sayesinde üretim kesintisiz olarak devam etmektedir.

·         Satış-dağıtım modülü: Müşterinin işletmeye olan mamul siparişlerinin alınıp, üretimden sonra teslimine kadar olan süreci kapsamaktadır. Satış-dağıtım; bilgi sisteminin yapısı, şirketlerin iş alanları, bulundukları coğrafi yayılım, ürün çeşitleri vb. kriterlere göre değişiklik gösterebilirler. Örneğin bir şirket diğerlerinden farklı olarak perakende satışa yönelik bir dağıtım kanalı oluşturmuşken, diğeri sadece toptan satış yapabilir. ERP ile sağlanan sistemler kullanıcıya, bu tanımlama esnekliğini göstermektedir.

·         Malzeme gereksinim planlaması modülü: Diğer tüm modüllerden gelen kompleks fakat birbirleri ile ilişkili bilgiden faydalanarak genel anlamda malzeme, miktar ve tarih bazlı gereksinim sonuçlarına ulaşır. Böylece işletmenin genel malzeme gereksinimi ortaya çıkartılabilmektedir.

 

Görüldüğü gibi önceki bölümde belirtilen ve ERP’nin tanımında da geçen işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştirmek, yukarıda anlatıldığı gibi çeşitli modüllerin bir arada çalışması ile gerçekleşmektedir.

 
Şirketin tutarlı bilgi ihtiyacını karşılayacak kurumsal bir kaynak oluşturmak, ilk denemede güncel ve güvenilir veriye ulaşmak, iş sistemlerini olabildiğince tek bir çatı altında bütünleştirmek bunların başlıcalarıdır. İşletmeleri ERP yazılımlarına yönelten diğer nedenler de aşağıda belirtilmektedir (Davenport, 2000):

·         Arka plandaki işlerin otomasyonu,

·         İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim sürecinin ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla servis kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyonel verimliliğin artırılması,

·         Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasındaki koordinasyon,

·         Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin sağlanması,

·         Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olmak,

·         Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı,

·         Stratejik işletme kararlarının iyileştirilebilmesi için veriye kolay erişim ihtiyacı,

·         İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,

·         Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi ve

·         İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme gereksinimi

 

Olarak sıralanabilir.

 

ERP yazılımına ihtiyaç duyulan nedenler listelendikten sonra bu yazılımların olumlu ve olumsuz özelliklerine değinmek gerekmektedir. Her teknolojik gelişimde olduğu gibi ERP sistemlerinin de olumlu ve olumsuz özellikleri bulunmaktadır. Microsoft’a göre komple bir ERP çözümü sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur. Bunlar aşağıda belirtilmektedir (Microsoft, 2008):

·         Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.  Bu sistemin parametrik olmasından ve esnekliğinden ileri gelmektedir.

·         Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılmaktadır. Bugün ihtiyaç duyulmayan bir özellik ilerleyen zamanlarda aktive edilerek kullanılabilecektir.

·         Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilmektedir.

·         Güvenlik: Özellikle endüstriyel casusluğa ve kurum içi operasyonel risklere karşı korunmayı sağlayan bir çok özellik ERP sistemlerinde bulunmaktadır.

 

ERP sistemleri, yukarıdaki olumlu yanlarının yanında bir çok olumsuz faktörü de bünyesinde barındırmaktadır. Bunlar da aşağıda belirtilmektedir:

·         Başarı işgücünün niteliği ve tecrübesine bağlıdır. Buna sistemin doğru bir şekilde nasıl çalışabileceği üzerine verilen eğitim de dahildir. Birçok işletme maliyetlerini düşürmek için eğitim bütçelerinde kısıntılar yapmaktadır. Küçük özel işletmelerde genellikle ERP sistemleri, konu ile ilgili yeterli bilgisi olmayan kişiler tarafından kullanılmaktadır.

·         Şirketler, kullanılan ERP sistemi ile ilgili yeterli eğitimi olmayan yeni bir yönetici işe alabilmektedir. İşe alınan çalışan iş konusu ile mevcut ERP sistemi arasında bütünlük sağlayamayabilir.

·         Bir ERP sistemini mevcut şirkete göre kişiselleştirme imkanı sınırlıdır. Bazı sistemlerdeki kişiselleştirmeler, ERP sisteminin yapısını değiştirebilir, ancak çoğu sistem genelde buna izin vermez.

·         ERP sistemi tarafından önerilen, sanayi standartındaki bir re-engineering işlemi, şirketin rekabet gücü avantajının kaybına yol açabilir.

·         ERP sistemi oluşturmak çok pahalı olabilir. Küçük şirketler için 500.000 USD dan başladığı, büyük şirketler içinse bunun 15 milyon USD a kadar çıkabildiği gözlenmiştir (Bayraktar, Efe, 2008).

·         ERP sistemleri genellikle özel iş akışları ve iş alanlarına adapte edilmesi zor sistemleridir. Bu da şirketlerin çeşitli kayıplarının ana kaynağıdır.

·         Sistemlerin kullanımı kolay değildir.

·         Sistemi verimsiz ya da iyi kullanamayan bir departman ya da kullanıcı, diğer departmanları veya kullanıcıları da olumsuz şekilde etkileyebilir.

·         İşletme sınırlarındaki belirsizlik, muhasabe işlemleri, güvenilirlik ve çalışan morali gibi konularda sorunlara yolaçabilir.

·         Departmanlar arasındaki hassas iç bilgilerin paylaşılması zorluğu nedeniyle, yazılımın verimliliği azalabilir.

Departmanlarda çeşitli eski sistemlerin yarattığı uyum sorunları sıklıkla ortaya çıkmaktadır.

Kaynak:

Microsoft. (2008): “ERP’nin Avantajları ”, http://www.microsoft.com/turkiye/dynamics/erp/erp_nedir.mspx 

Özkan M. (2008): “ERP Sistemlerine Farklı Bir Bakış” http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=56

Davenport, T.H. (2000): Mission Critical: Realizing The Promise of Enterprise

Systems, Boston MA: Harvard Business School Press,