ERP sistemleri
hem işletmelere ciddi faydalar sağlamakta hem de bir çok olumsuz etkide de
bulunmaktadır. Bu konuda yaşanan başarısızlıklar düşünüldüğünde işletmelerin
özellikle dikkat etmesi gereken üç ana unsur aşağıda gösterilmektedir (Akça,
2008):
·
Yazılım: Düşünülenin tersine başarıda en az
katkı yazılım unsurundadır. Yazılım arayışına giren her firma, zaten pazarda en
iyi yazılımlara çok çabuk ulaşmaktadır. Büyük ölçekli bir firmanın küçük bir
firmaya göre maliyet kısıtı olmadığı düşünüldüğünde karşısına çıkan bu yazılımlar
içerisinden kendisi için en uygun olanı seçmesi zor olmayacak ve bu yazılımlar
arasından yanlış tercih yapıyor olsa bile bundan olumsuz etkilenmeyecektir.
·
Yerel destek: Yazılımın yerli mevzuata uygunluğu
ve yerel danışmanlık desteği anlamına gelmektdir. Seçilecek yazılım dünya
pazarında her ne kadar iyi konumda olursa olsun, yerel mevzuata uygun değil ise
harcanacak tüm emek boşa gidecektir. İncelenen yazılımların bu konuda bağımsız
danışmanlık şirketlerinden aldıkları yerel mevzuata uygunluk sertifikalarının
talep edilmesi bu riski azaltacaktır.
·
Implementasyon (Uygulamaya alma): İşletmenin ERP
uygulamasını kendi sistemine adapte etmesi, personeli eğitmesi ve işletme
içinden gelen tüm direnci yenmesi anlamına gelmektedir. Yazılımların kapsamlı
ve esnek hale gelmesi implementasyonlarını da kompleks hale getirmektedir.
Böylece geçmiş yılların tersine artık ERP sistemleri danışman şirket desteği
olmaksızın hayata geçirilemez uygulamalar haline gelmişlerdir. Ancak
implementasyon sonrası firma içerisinde gerekli bilgi birikimi oluşunca dış
kaynak ihtiyacı en aza indirilebilir. İncelenen yazılımı sunan firmanın yurt
içinde kaç danışman veya çözüm ortağı, dolayısı ile kaç başarılı
implementasyona sahip olduğu verilecek kararda belirleyici olmalıdır.
Görüldüğü gibi
ERP sistemleri işletmelerin hayatını kolaylaştıracak gibi görünse de öncelikle
ciddi ve safhalara ayrılmış bir yoldan geçmeleri gerekmektedir. Ayrıca yukarıda
belirtilen işlemler uygun şekilde gerçekleştirilse bile bu aşamalardan sonra
işletme faaliyetlerini geliştirdiğinde veya büyüttüğünde ERP sisteminin de bunu
desteklediğinden emin olmalıdır. İşte bu noktada 1990’lı yıllarda ERP
fırtınasına yakalanmış bir çok KOBİ daha sonraları bu sürecin maliyetlerini ve
zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini
kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve
rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda
kalmaktadır. Bugün birçok KOBİ ellerindeki sistemler için güncellemelere,
farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır (Microsoft,
2008).
Ülkemizde ERP
sistemlerinin ne ölçüde yararlı olduğundan bahsetmeden önce bu konuda yapılmış
olan araştırmalardan bahsetmek yerinde olacaktır. Ülkemizde yapılan ve bir çok
işletmede uygulanan anket çalışmasına göre aşağıdaki bilgiler edinilmiştir
(Yegül, Toklu, 2004):
·
ERP sistemi kuran işletmelerin başlıca
beklentileri; iş süreçlerinde iyileşme, iş süreçleri arası koordinasyonun
sağlanması, operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişme, teknoloji
altyapısını tek sistem altında toplama ve iş sistemlerinin basitleştirilmesi
olarak görülmektedir.
·
İşletmeler ERP kurmaya karar verdikten ortalama
23 ay, kuruluma başladıktan sonra da ortalama 16 ay içerisinde kurulumu
tamamlamaktadırlar. Buradan çıkan bir diğer sonuç da firmaların ERP kurmaya
karar verdikten ortalama 7 ay sonra kuruluma başlamalarıdır.
·
İşletmeler en çok "Satın Alma"
modülünü önemsedikleri (%92,3) ve bu modülün kurulmaya başlanmadığı kurum
olmadığı görülmektedir. Bu modülü "Finans/Muhasebe" ve
"Satış" modülleri takip etmektedir.
·
İşletmeler ERP sistemi için; modüllerin %93
oranında hazır bir ERP paketinin parçası olduğunu, %3 oranında bir yazılım
firmasına özel olarak yaptırıldığını ve %4 oranında da firmanın kendisi
tarafından üretildiğini ifade etmektedirler.
·
ERP maliyetlerine bakıldığında da aşağıdaki
tablo ile karşılaşılmaktadır. Buna göre ülkemizde en büyük maliyet yazılım ile
donanımda oluşurken ABD’de en yüksek harcamalar danışmanlık hizmetlerine
verilmektedir.
Tablo 1. ERP Maliyetleri’nin Dağılımı
Maliyet Kalemi
|
Türkiye
|
ABD
|
Yazılım
|
42,3%
|
15,0%
|
Donanım
|
24,0%
|
25,0%
|
Danışmanlık
|
14,3%
|
30,0%
|
Uygulama
|
11,3%
|
15,0%
|
Eğitim
|
6,4%
|
15,0%
|
Diğer
|
1,7%
|
0,0%
|
Toplam
|
100,0%
|
100,0%
|
·
Diğer bulgulara bakıldığında, ERP'nin işletmelerin
%54’inde stok seviyesini azalttığı, yine %54’de de işletme maliyetlerini aşağıya
çektiği anlaşılmıştır. Ayrıca işletmelerin %84’ü ERP nin doğru karar
vermelerinde etkili olduğunu belirtmişlerdir.
·
Son olarak da işletmeler ERP’nin olumsuzlukları
olarak sırası ile şu hususları belirtmişlerdir; Kullanımı karmaşık, kurulumu
çok pahalı, sorun oluştuğunda gidermek zor, sistemi işletmek pahalıdır,
kullanıcılarda hata yapma korkusu ve iş üzerine manuel kontrolün azalması bu
hususlardan ileri gelenlerdir.
Görüldüğü gibi
ülkemizde ERP konusunda yapılan bu araştırma genelde olumlu sonuçlar ortaya
koymaktadır. Fakat özellikle maliyetlerin yüksek oluşu bir çok işletme
tarafından dile getirilmiş olup halen çözülmesi gereken bir problem olarak karşımızda
durmaktadır. Her ne kadar ERP sistemleri ilk ortaya çıktığındaki gibi sadece
büyük işletmeler tarafından tercih
ediliyor olmasa da KOBİ ler için bu yazılımları satın almak ve işletmek oldukça
maliyetli halde bulunmaktadır. Ayrıca bazı işletmeler için bu boyuttaki
sistemler gereksiz ölçüde detaylı da bulunmaktadır.
ERP sisteminin artıları ve eksilerini tekrar düşündüğümüzde
aşağıdaki çıkarımlara gidebiliriz. Öncelikle dikkat
edilmesi gereken unsurların yeterince ciddi uygulanmaması boyutu ne olursa
olsun tüm işletmelere zarar getirecektir. Yazılımları bulmak kolay olsa da bunu
en az maliyette satın almak ve bunu kişiselleştirmek (işletmenin ihtiyaçlarına
göre uyarlamak) kolay olmamaktadır. Bunlar yapılsa bile işletmenin faaliyet
gösterdiği ülkede (hatta ülkeler arası faaliyet gösteriyorsa tüm ülkeleri
düşünerek) var olan kurallar, yasalar, yönetmelikler ile sosyal ve kültürel
çevre düşünülerek ERP sistemi belirtilen ülkeye de uyarlanmalıdır. Bu da
oldukça yorucu ve riskli bir süreçtir. Bu konuda yardımcı olacak danışmanlık
firmaları doğru seçilmeli ve işletmenin uygulamaya koyduğu ERP sisteminin tüm
modülleri düşünülerek bu adaptasyon sağlamalıdır. Buna örnek vermek gerekirse,
ERP sisteminin içinde bulunan muhasebe veya finansal kontrol modülü ülkenin
muhasebe standartlarına uygun hareket etmelidir. Uygun şekilde finansal
tabloları hazırlayabilmelidir. Bir başka örnek de pazarlama ve satış modülünden
verilebilir. İşletme ürettiği ürünler için ambalajlama yaparken bunları mevcut
ortamda geçerli bulunan tüketici kanununa uygun şekilde hazırlamalıdır. Tabii
bu hususların hepsi ülkelerin kendilerine özgü düzenlemeleri olduğu için bir
ülkeden başka bir ülkeye değişim gösterecektir. Bu da danışmanlık firmalarına
(danışmanlık hizmeti yazılımın satın alındığı işletmeden de alınabilmektedir)
olan ihtiyacı arttıracaktır.
Yukarıdaki
aşamalar düzgün şekilde tamamlandıktan sonra en önemli aşama olan
implementasyon safhasına geçilmektedir. Fakat bu aşamada işletmeden kaynaklanan
bir çok problem ile uğraşmak gerekmektedir. Bunlardan en önemlilerinden bir
tanesi, işletmede uzun zamandır çalışanların, mevcut işleyişlerini değiştirmek
istememesidir. Bu problemin aşılması işletmede çalışanların yeniliğe ne kadar
açık oluşları ile alakalıdır. Eğer işletmede çalışanlar genellikle az eğitimli
ve uzun süredir organizasyonda çalışıyorlarsa bu değişimi kabullenmeleri yıllara
dayanan bilgi birikimlerinin bir günde işe yaramaz hale geleceğinden
korkmalarından dolayı oldukça güç olmaktadır. Bu sebeple üst yönetim tarafından
özellikle bu insanların endişelerinin yersiz olduğu belirtilmeli ve ERP ile
kendilerine ihtiyaç kalmayacağı değil hatta kendilerine olan ihtiyacın artacağı
şeklinde bir yol izlenmeldir. Bu aslında doğru bir yaklaşımdır çünkü ERP öncesi
işleyişi bilen ve ERP ile oluşan ortamı bir önceki ortam ile kıyaslayabilecek
en iyi işgücü yine uzun zamandır organizasyonda faaliyet gösteren
işgörenlerdir.
Implementasyon
ile ilgili bir diğer önemli husus da yönetici seçimidir. İşletmeler ERP
sistemine geçerlerken veya geçtikten sonra istihdam ettikleri yöneticileri de dikkatle
seçmelidirler. Bu yöneticiler evvelce ERP hakkında bilgi almış olmaları
gerekmektedir. Her ERP sistemi birbiri ile aynı olmasa da temelde mantığını
bilen yöneticiler kuruma daha faydalı olacaklardır. Fakat özellikle maliyet
kısıtı daha az olan büyük çaplı işletmeler için bu özelliklere uyan yönetici
bulmak küçük işletmelere göre daha kolay olacaktır. Bu durumda KOBİ ler için bu
husus ilk başta dikkat edilecek bir husus olmaktan çıkmakta ve KOBİ ler için
ERP sistemi daha riskli hale gelmektedir.
Bazı işletmeler
mevcut ortamda verimli olarak kullandığı bazı modülleri, özel iş akışlarını,
uzun zamandır kullanılan ve verimliliği kanıtlanmış prosedürlerini ERP
sistemine adapte etmek isteyeceklerdir. Fakat parametize edilmiş veri alanları
dışında sistemin içine kodlanmış yazılımı değiştirme olanağı sınırlıdır. Her ne
kadar mevcut ülkenin düzenlemelerine uygun hareket edilmesi için ERP sisteminde
değişiklikler gerekiyor olsa da bunların tamamlanması bile bazı durumlarda
ciddi vakit alabilmektedir. O sebeple işletme ERP sistemine geçmeye karar
vermiş ise bunu mümkün olan en kısa zamanda yapmaya çalışacak ve bu süre
zarfında faaliyet gösterilen ülkeye ait mevcut düzenlemelere ERP sistemini
uyarlamak ile yetinebilecektir. Ayrıca ek olarak talep edilen her düzenleme
(ekleme, düzeltme vb.) işletmeye ayrıca bir maliyet doğuracaktır.
ERP sistemi
tarafından önerilen sistem her zaman işletmenin rekabet avantajına olumlu katkı
yapmayabilir. Özellikle çalışanların ERP sistemine alışmaları için geçen zaman
zarfında pazar dinamiklerinin değişmesi ve işletmenin bünyesini buna adapte
edememesi riski her zaman canlı durmaktadır. Bir ERP sisteminin yukarıda
belirtildiği gibi ortalama 2 yıla yakın bir sürede karar verildikten sonra kullanılmaya
başlaması gerçekten uzun bir süre işletmenin odağını bu sistemin
implementasyonuna çevirmesi anlamına gelmektedir. Bu da işletmenin enerjisinin
önemli bir süre temel faaliyetlerinden belli ölçüde uzaklaşması anlamına
gelebilecektir.
ERP sistemler
kompleks sistemler oldukları için kullanımı da oldukça ciddi bir eğitim sonucu
mümkün olabilecektir. Bu eğitimler de işletmenin her çalışanına kullandıkları
veya ilgili oldukları modüllerin tanıtılmasını, workshoplar düzenlenmesini ve
her departmandan seçilen yetenekli bireylerin özel tasarlanmış ofislerde
sistemi test etmesini içeren uzun ve yorucu bir süreçtir. Evvelce de
belirtildiği gibi bu bireyler asıl görevleri olan satış, pazarlama, üretim vb.
faaliyetlerden uzaklaşacak ve bu süre zarfında işletmenin karlılığına olumlu
bir katkı yapamayacaklardır. Bu husus da ERP sistemi maliyetine evvelki tabloda
belirtilen kalemlere ek olarak fırsat maliyetinin de eklenmesi gerektiğini
ortaya koymaktadır. Böylece ERP sistemi gerçek maliyeti finansal tablolarda
gösterilenin her zaman daha üstünde olacaktır.
Yukarıda belirtilen tüm ERP implementasyonu sorunsuz tamamlansa bile,
işletme ERP’yi verimli kullanamayabilir. Bunun sebebi tüm departmanların ortak
bilgi akışının brer parçaları olması sonucu tek bir hatanın tüm sistemi
etkileyebileceği gerçeğidir. Örneğin satın alma departmanının düzenleyeceği
yanlış bir fatura finansal kontrol departmanınca finansal raporlara geçirilip
hem işletme ortaklarını hem de yatırımcılar ile kredi sağlayanları yanlış
bilgilendirebilmektedir. Bu sebeple işletme içi denetim mekanizması oldukça
önemli hale gelmektedir. Bu da büyük işletmelerde mümkün iken KOBİ ler de
gereğince önem görmemektedir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder
Merhaba kıymetli okuyucularım,
Yorumları denetlemeden siteye koyamıyorum. Maalesef uygun olmayan içerikler paylaşan kullanıcılar oluyor ve bunun siteyi ziyaret eden insanları olumsuz etkilemesini istemiyorum. Vaktimin darlığından her zaman yorumlarınıza da yanıt veremiyorum. Anlayışınız için teşekkür ederim.