Bankacılıkta Proje Yönetimi

Ülkemizde bankacılık işlemleri çeşitlenmekte ve yeni ürün ile hizmetler geliştirilmektedir. Her bir geliştirme genellikle uzun süreler almakta ve çeşitli projeler kapsamında yapılmaktadır. Bu sebeple proje yönetimi diğer sektörlerde olduğu kadar bankacılıkta da oldukça önemli hale gelmiştir. Projeler büyüdükçe ve planlaması zorlaştıkça proje yönetimi terimi doğmaya başlamıştır. Proje yönetiminin tanımını vermek istersek, projenin başarı ile yürütülmesi amacıyla stratejik sebeplerle ihtiyaç duyulan bir takım sonuçlara ulaşmak için kontrollü ve organize edilmiş bir çalışma içinde kurumun uygun kaynaklarını kullanma sürecidir[1] şeklinde ifade edebiliriz. Burada en önemli hususlardan biri, yapılan işin sözleşme şartlarına göre istenen kalite, maliyet ve sürede tamamlanmasıdır.[2]

Proje yönetiminin aktif şekilde gerçekleştirilebilmesi için aşağıda belirtilen bilgi alanlarında (bunlara proje yönetiminin alt süreçleri de denebilir) başarının sağlanmış olması gerekmektedir:

·         Proje Entegrasyon Yönetimi

·         Proje Kapsam Yönetimi

·         Proje Zaman Yönetimi

·         Proje Maliyet Yönetimi

·         Proje kalite Yönetimi

·         Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

·         Proje İletişim Yönetimi

·         Proje Risk Yönetimi

·         Proje Temin Yönetimi

Bilgi Alanları, proje yöneticilerinin geliştirmek zorunda oldukları yetenekleri temsil etmektedirler. Öz fonksiyonlar projelerin başarıya ulaşması için gereken spesifik bilgiyi temin ederken, kolaylaştırıcı fonksiyonlar da hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının analiz edilmesine yardımcı olur.[3] Bununla ilgili bilgi Şekil-1’de verilmiştir.

  

I.              Proje Entegrasyon Yönetimi

Proje Entegrasyon Yönetimi, projelerin başlangıcından kapanışına kadar tüm aşamalarının bir bütün içinde koordine edilip yönetilmesi anlamına gelmektedir.[4] Bilindiği gibi bir proje yönetimi içerisinde bir çok kaynağın birbirleri ile ilişkisi bulunmaktadır. Bu kaynakların verimli olarak koordine edilebilmesi, yukarıda belirtilen alt proje yönetimlerinin işler şekilde uygulanabilmesi ve bir arada tutulabilmesi için proje entegrasyon yönetimi gerekli görünmektedir. Aşağıdaki şekil incelendiğinde bu entegrasyonun hangi şartlarda yapıldığı ortaya çıkacaktır.

Şekil 1. Proje Yönetimi İskeleti

(Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management , Course Technology Thomson Learning, Canada, 2000, s.8)

II.           Proje Kapsam Yönetimi

Proje yönetimi gerçekleştirilirken başvurulması gereken bir diğer bilgi alanı da Proje Kapsam Yönetimidir. Bu madde bir projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli iş adımlarının detaylandırılması anlamına gelmektedir.[5] Kapsam ve iş paketlerinin eksik tanımlanması, kalite gereksinimlerinin yetersizliği, kapsam kontrolünün uygun yapılamaması durumunda projenin başarısını olumsuz ekiler.[6] Bilindiği gibi bir proje yönetiminin belli başlı dört aşaması bulunmaktadır:[7]

·         Proje Fikrinin Doğması (İş Geliştirme) Aşaması

·         Proje Planlama (Başlatma) Aşaması

·         Proje Uygulama (Uygulama-Kontrol İzleme) Aşaması

·         Projenin Sona Erme Aşaması (kapanış)

Bu süreçlerin bir araya getirilebilmesi ve birbirleri ile iliskisinin sağlanması ancak net olarak yapılabilecek bir kapsam yönetimi ile mümkün olabilecektir.

III.        Proje Zaman Yönetimi

Projenin hedeflenen zamanda tamamlanabilmesi için bitirilmesi gereken aktiviteleri, bunların sırasını, her birinin zamanını ortaya koyan proje yönetimi sürecidir. Projenin zaman yönetiminin yapılabilmesi için bir çok teknik bulunmaktadır. Bunlardan bazıları aşağıda tanımlanmıştır:

·         Gannt Diyagramı: Henry Gantt tarafından I.Dünya savaşı sırasında geliştirilmiş olan bu teknik sıkça kullanılan proje programlama yaklaşımlarından biridir.[8] Gantt Şeması, bir zaman çizgisi boyunca projenin tüm safhalarının planlanan ve gerçekleşen sürelerinin, başlangıç ve bitiş zamanlarının belirtilmesi ile oluşturulur. Faaliyetler üstten alta. zamanlar ise soldan sağa doğru sıralanmıştır. Gantt şemalarında zaman çizgisi boyunca her proje aktivitesi için yatay barlar çizilir. Örnek bir şema aşağıda gösterilmiştir.

Şekil 2. Örnek Bir Gantt Şeması

·         Pert / CPM Teknikleri: J.E.Kelly of Remington Rand Corp. ve M.R.Walker of Dupont tarafından geliştirilmiş olan CPM (critical path method) ağ tabanlı bir akış ortaya koymakta ve projelerin zamanlamasını ve planlanmasını sağlamak amacıyla meydana getirilmiştir. Kendisi ile eş zamanlı olarak geliştirilen ve genelde CPM’deki tek bir zaman yerine iyimser, kötümser ve en olası süre şeklinde üç ayrı hesaplama yapmaya yarayan PERT (project evaluation and review technique)[9] ile benzer özelliklerinden dolayı zamanımızda bu teknikler birleştirilip CPM/PERT adını almışlardır.[10] Örnek bir şema aşağıda gösterilmiştir.

Şekil 3. Örnek Bir CPM / PERT Grafiği

IV.        Proje Maliyet Yönetimi

Proje Maliyet Yönetimi, projenin onaylanan bütçeyi aşmadan tamamlanması amacıyla; kaynak planlaması, maliyet hesapları, bütçeleme, maliyet denetimi gibi konuları kapsayan bir finansal analiz ve denetim yönetiminin uygulanması olup böylece projenin belirlenen maliyetlerle bitirilmesi amaçlanmaktadır.[11] Özellikle her aktivitenin bir maliyeti olduğu düşünüldüğünde her projenin de toplam maliyeti bulunmaktadır. Bu sebeple tümevarım yöntemi ile tüm aktivite maliyetleri bir araya getirildikten sonra projenin toplam maliyeti ortaya çıkartılabilecek ve böylece proje maliyetleri bütçelenmiş olacaktır.

V.           Proje Kalite Yönetimi

Şekil-1 de de görülebildiği gibi Proje Yönetiminin verimli yapılabilmesi için girdilerin kaliteli veya standartlara uygun olarak sağlanması gerekmektedir. Özellikle Toplam Kalite Yönetimi uygulayan veya ISO standartlarına göre faaliyet göstermeyi amaçlayan işletmeler girdilerin bekleneni karşılaması konusunda duyarlı olmaktadırlar. Standartların altında dizayn ve materyal kullanımı, kalitesiz işgücü, uygunsuz kalite güvence sistemi kurulması durumunda projenin başarısı olumsuz etkilenecektir.[12]

VI.        Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

Şekil-1 de gösterilen aşamaların tamamını içeren ve harcanan iş gücünü planlamaya ve yönetmeye yarayan Proje İnsan Kaynakları Yönetimini zamana bağlı olarak gösteren şekil aşağıda gösterilmektedir. Yukarıda bahsedilen proje yönetiminin aşamaları ile uygun şekilde çizilen bu grafikte özellikle iş geliştirme safhasında önemli bir iş gücü katılımı beklenmektedir. İnsan Kaynakları yönetiminin bir çok prensibinin de geçerli olduğu bu aşamada yönetimden sorumlu olanlar çalışanlarını motive etmeli, ücretlendirmelerine dikkat etmeli, iş tatminlerini sağlamalı, personel güçlendirme tekniklerini uygulamalı ve sorunlarını yakından izlemelidir.

Şekil 4. Proje Yönetimi için Harcanan İşgücü

Tabii yukarıda anlatılan faaliyetlerin yapılabilabilmesi için uygun organizasyon yapısı ile çalışmaya başlamak gerekmektedir. Bu aşamada uygulanabilecek organizasyonlar içinde en fazla karşımıza çıkan yapılar aşağıda belirtilmiştir:

·         Proje Organizayonu

·         Matris Organizasyonu

Proje organizasyonunda proje türündeki faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynakların bir proje yöneticisinin emrine verildiği görünmektedir. Bu kaynaklar ve söz konusu projede çalışanlar organizasyonun bir çok biriminden buraya geçici süreli olarak alınmışlardır. Ancak proje yöneticisine bağlı olarak oluşturulan bu geçici yapı, proje tamamlandığında ortadan kalkacaktır. Örnek bir proje organizasyonu aşağıdaki şekilde gösterilmektedir.

Şekil 5. Proje Organizasyonu

(Kaynak: Tamer Koçel, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, Beta, 2001, s. 256.)

Diğer organizasyon yapısı matris organizasyonudur. Matris organizasyonu biri fonksiyonel hizmetle ile diğeri ise projenin yapıldığı departmanla ilgili olan yapıların bir araya getirilmesi ve birlikte çalışması üzerine kurulmuş bir organizasyon yapısıdır.[13] Bundan da anlaşılabileceği gibi, matris organizasyonunun en önemli özelliği ikili kumanda sistemine yol açması ve hem projeye hem de fonksiyonel göreve ağırlık vermesidir.[14] Örneğin bilgi işlemle ortak bir proje etrafında çalışan bir bölümün matris organizasyonu aşağıdaki gibi olacaktır.

Şekil 6. Matris Organizasyon Yapısı

(Kaynak: Hayri Ülgen, İşletmelerde Organizasyon İlkeleri ve Uygulaması, İstanbul, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi, 1989, s. 82.)

VII.     Proje İletişim Yönetimi

Bu süreç, proje boyunca toplanması, oluşturulması, dağıtılması ve depolanması gereken tüm bilgilerin hangi süreçlerden geçirilmesi gerektiğini inceler.[15] Belirtilen sürecin işlerliğini kaybetmeden ilerleyebilmesi için bilgi sisteminin ihtiyacı karşılayabilmesi gerekmektedir. Özellikle kullanılan programların proje esnasında veya projeye başlamadan önce proje planını bozmadan geliştirilmesi ve daha fonksiyonel hale getirilmesi amaçlanabilir. Örneğin yeni bir band sistemi kuracak bir fabrikada mevcut band sistemini kontrol eden yazılım yeni ve farklı bir band sistemi için destek veremeyebilir. Bu sebeple bunun en baştan belirlenmesi gerekmektedir. İletişim ve bilgi paylaşımı içerisinde önemli bir paya sahip olan bu sistemlerin işletme içerisinde de bilginin yayılmasını ve maksimize etmesine çalışılmalıdır.

VIII.  Proje Risk Yönetimi

Proje Risk yönetimi, projenin başarıya ulaştırılması ile ilgili risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve yanıtlanması ile ilgilenir.[16] Her organizasyonda olan risklerden bir tanesi operasyonel risktir. Bu özellikle işlemlerin bilgisayar sistemleri kullanılmadan veya yetersiz kullanılarak yapılması durumunda insanların bireysel çabaları ile işleri devam ettirmeye çalışmaları anlamına gelir ki, bu durumda bireysel hatalar ön plana çıkaiblecek ve bu düzeltilmez ise (kontrol edilmezse) büyüyebilecektir. Evvelce oluşmuş hatalar, başarısızlıklar veya meydana gelen sorunlar risk yönetimi tarafından toplanmalı ve gerekli önlemler alınmalıdır. Her sorunda yapılması gerekenler ve sorun yaşanmaması için gereken önleyici faaliyetler tanımlanmalıdır.

IX.        Proje Temin Yönetimi

Mal ve hizmet alımlarının gereğince yapılması amacıyla; satın alma planlaması, teklif planlaması, teklif alma, yüklenici seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin tamamlanması faaliyetlerini içeren sürece verilen addır.[17] Projenin aşamaları belli olduğu için zaman kayıplarının önlenmesi amacıyla tedarik sürelerinin hesaplanması ve satın alma departmanının bu yönde bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bazı ihtiyaçlar için tedarik süresi az olabileceği gibi bazıları için bu süre uzun olabilmektedir. Örneğin bazı gereksinimler için ihaleler açılması ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi gündeme gelebilir. Tabii bazı durumlarda en düşük teklifin yanında ihtiyaçlara en fazla uygun olan teklif veya tekliflerin de seçilmesi gerekebilecektir. Bu sebeple zamanlamalar planlanmalı ve tedarikçiler ile çalışıldığından kontrol edilemeyen faktörler de hesaplanmalıdır.

---

[1] Trevor L.Young, Proje Yönetimi, İstanbul, Timaş, 1998, s.16.

[2] Ahmet G.Özışık, Proje Yönetimi Teknikleri , İstanbul, Birsen, 2003, s.26.

[3] Ergün Eroğlu, “Proje Yönetimi”, http://www.isletme.istanbul.edu.tr/ogrelem/eroglu/dosyalar/PY.doc

[4] IBTech, “Proje Yönetimi”, http://www.ibtech.com.tr/IBTech/index.jsp?p=Proje

[5] IBTech, a.g.e.

[6] Ali İleri, “Proje Yönetimi Temel Kavramları”, http://www.isletme.istanbul.edu.tr/ogrelem/balaban/admin/documents/01212920031030.doc

[7] Enver Ece ve Ahmet Kovancı, “Proje Yönetimi ve İnsan Kaynakları İlişkisi”, Havacılık ve Uzay Teknolojileri Dergisi, Cilt no 1, Sayı no 4: 75-85, (Temmuz 2004), s. 76.

[8] Michael C.Thomsett, Proje Yönetimi, İstanbul, Epsilon, 1996, s. 80.

[9] Ahmet G.Özışık, Proje Planlama ve Kontrol Sistemleri, İstanbul, Birsen, 1995, s. 100.

[10] Joseph S.Martinich, Productions and Operations Management, USA, Wiley, 1997, s. 846 

[11] IBTech, a.g.e.

[12] İleri, a.g.e.

[13] İsmet Mucuk, Modern İşletmecilik, İstanbul, Der, 1993, s. 148.

[14] Tanıl Kılınç, “Takım Kurma ve Geliştirme Yoluyla Örgüt Geliştirme”, (Yayınlanmamış Doktora Tezi: İstanbul Üniversitesi, 1986), s. 311.

[15] IBTech, a.g.e.

[16] Eroğlu, a.g.e.

[17] Eroğlu, a.g.e.